Paramètres facturation - envoi par e-mail

La fenêtre Paramètres facturation regroupe plusieurs onglets :

• Données de facturation

• Modification nombre d'exemplaires

• Genre facture

• Mise en page de la facture

• Montants maximum de la facture

• Facture par e-mail

• Duplicata automatique par e-mail

• Rappel via e-mail

• Ordre via mail

• Confirmation rendez-vous

• Arrondir à 5 centimes

Rubriques dans les onglets Facture par e-mail, Duplicata automatique par e-mail, Rappel via e-mail, Ordre par e-mail et Confirmation rendez-vous

Sous ces onglets vous pouvez encoder par localisation les paramètres pour l’envoi par e-mail de respectivement des factures + notes d'envoi, des duplicata, des rappels, des ordres et des confirmations du rendez-vous.

Rép. de sauveg. factures électr.

Les factures et notes d'envoi à envoyer par e-mail seront également sauvegardées en version électronique (format PDF) sur le serveur DMS. Vous pouvez encoder ici le répertoire dans lequel ces fichiers doivent être sauvegardés. Nous vous conseillons de prévoir sur le serveur DMS un répertoire par combinaison firme-localisation et de les encoder également par firme-localisation.

Répertoire standard proposé : D:\Transfer\Invoices\<Nom firme>\<Localisation>

Exemple : D:\Transfer\Invoices\GarageXYZ\2013\1\

Mail de

Dans ce champ vous pouvez encoder un expéditeur pour l’e-mail d’envoi de la facture ou note d'envoi. Cette valeur ne sera utilisée qu’à condition que dans le programme 14.3 il n y a pas d’adresse e-mail lié à l’utilisateur qui envoie la facture ou note d'envoi par mail.

Utiliser adresse e-mail également dans bcc

Si vous cochez cette case, une copie de l’e-mail envoyé au client sera également envoyé à l’adresse e-mail spécifiée dans le champ ‘Mail de’.

Utiliser toujours expéditeur (mail de) des paramètres

Si cette case est cochée, l’expéditeur spécifié dans les paramètres pour la localisation sera utilisé lors de l’envoi de l’e-mail, même si une adresse e-mail a été encodée chez l’utilisateur (programme 14.3).

Impression données firmes

Pas pour 'Confirmation rendez-vous'

Si cette case est cochée, les données de la firme seront également imprimées sur la facture ou note d'envoi envoyée par e-mail. Ces données sont celles encodées dans 7.9 ‘Signalétique de la firme’. Ainsi vous pouvez imprimer ces données sur les factures ou notes d'envoi envoyées par e-mail, indépendant du paramètre pour l’impression des données de la firme sur une facture ou note d'envoi.  Dans la plupart des cas ce paramètre est désactivé parce que les firmes utilisent des feuilles pré-imprimées sur lesquelles les données de la firme sont reprises.

Impression logo (Factures - Duplicata)

Pas pour 'Confirmation rendez-vous'

Ici vous pouvez déterminer un logo, qui sera imprimé uniquement sur la facture ou note d'envoi envoyée par e-mail.

Bcc

Si ce champ est rempli, une copie du mail sera envoyée à cette adresse BCC.

Genre (Duplicata/Originale/Note d'envoi)

Uniquement pour 'Facture par e-mail'

Vous pouvez encoder un texte distinct pour un e-mail d'une facture originale, d'un duplicata ou d'une note d'envoi.

Différence entre Genre 'Duplicata' dans l'onglet 'Facture par e-mail' et l'onglet 'Duplicata automatique par e-mail'. Genre 'Duplicata' dans l'onglet 'Facture par e-mail' : Ces données sont utilisées quand vous envoyez manuellement un duplicata d'une facture par e-mail à partir de la facturation. ou des données (électroniques) du client.. Duplicata automatique par e-mail : On peut introduire des genres de client en bas de cet onglet. Si on envoie une facture (originale) par e-mail pour un client ayant un de ces genres, le duplicata est automatiquement envoyé séparément dans un autre e-mail, utilisant les paramètres encodés dans cet onglet.

 

Langue

Choix entre 4 langues. Vous pouvez encoder par langue le contenu du message e-mail dans lequel la facture ou note d''envoi sera envoyée en annexe. Puisqu’on peut encoder ce texte par localisation, il peut être personnalisé en fonction de cette localisation :

Sujet

Encodez ici le texte du champ sujet de l’e-mail avec la facture ou note d'envoi.

Texte

Encodez ici le texte à insérer dans l’e-mail.

Envoyer les conditions de vente en annexe

Pas pour 'Confirmation rendez-vous'

Puisque les conditions de vente ne peuvent pas être imprimées par Keyloop Eva, et qu’elles sont en général disponibles côté verso des papiers pré-imprimés, il faut pouvoir les envoyer en annexe à l’e-mail. Vous scannez les conditions de vente sous format pdf et vous sauvegardez ce document sur un répertoire partagé du serveur Keyloop Eva. Ensuite vous encodez dans ce champ le nom complet de ce répertoire, suivi du nom du fichier pdf (avec extension .pdf). Ce fichier-là sera envoyé en annexe de l’e-mail.