Gestion clôture du mois

Via ce programme vous pouvez déterminer pendant combien de mois certaines données doivent être gardées.

Les données plus vieilles sont supprimées via le programme Bilan mensuel + clôture. De cette manière la base de données est mise à jour de temps en temps, de sorte qu’il y ait toujours assez d’espace disque. Vu l’évolution vers une espace disque toujours plus grande, il y a une tendance à garder tout.

Vous pouvez également introduire une période qui doit être bloqué pour les imputations ou modifications. Ceci a –en ce qui concerne l’importation- le même effet de la clôture mensuelle et est très utile pour éviter que l'imputation soit faite dans le mois fautif. Le mois comptable bloqué peut toujours être supprimé.

Attention: La clôture mensuelle doit quand-même être faite! Si vous souhaitez le faire, vous devez d’abord débloquer le mois avec l’option : Il n’y à rien à bloquer.

Les données suivantes peuvent automatiquement être mises à jour:

Fiche produits
Avec ce choix vous gérez la période de garder la donnée dans le programme Fiche des produits.
Détail des factures des véhicules
Détail des factures des carburants
Détail des factures du magasin
Détail des factures de l’atelier
Les programmes Aperçu factures internes, Aperçu mensuel catégories clients et Aperçu mensuel clients (int) ne peuvent plus être exécutés pour les périodes dont le détail de la facture a été supprimé.
Liste des prix de ventes modifiés.
Ceci influence les listes Nouveaux prix de ventes et Prix de vente modifiés manuellement. Si vous faites une modification de prix manuellement, alors cette modification apparaît sur une de ces deux listes. Vous pouvez indiquer ici qu’une modification de prix ne peut être gardée que quelques mois, de sorte que vous ne la voyez plus dans deux ans.
Liaison O.R. et n° de la facture
Il ne s’agit pas uniquement d’ordres de réparation, mais également d’autres ordres, bons de livraisons, bons de carburant, …
Au moment où un ordre est facturé, il est fait un lien entre l’ordre et la facture. Si vous détruisez ce lien, cela a des conséquences:
Vous ne pouvez plus rechercher le n° de la facture dans les aperçus d’ordres facturés.
Vous perdez le n° de la facture sur beaucoup de listes comme la fiche des produits, fiche véhicules (le n° de l’ordre ne disparaît pas).

Détail des factures de la carrosserie
Détail des factures extra

Pour ouvrir la fenêtre Gestion clôture du mois, sélectionnez l'option Comptes de grand-livre suivie de Gestion clôture du mois dans le menu Application.

Rubriques de la fenêtre Gestion clôture du mois

1. Fiche produit

Le nombre de mois après lesquels la fiche du produit peut être supprimée.

2. Détail factures véhicules

Le nombre de mois après lesquels le détail des factures véhicules peut être supprimé.

3. Détail factures carburant

Le nombre de mois après lesquels le détail des factures carburant peut être supprimé.

4. Détail factures magasin

Le nombre de mois après lesquels le détail des factures magasin peut être supprimé.

5. Détail Factures d'atelier

Le nombre de mois après lesquels le détail des Factures d'atelier peut être supprimé.

6. Liste des prix de ventes modifiés

Le nombre de mois après lesquels la liste des prix de ventes modifiés peut être supprimée.

7. Liaison O.R. et n° de la facture

Le nombre de mois après lesquels la liaison entre l’O.R. et le n° de la facture peut être supprimée.

8. Détail factures carrosserie

9. Détail factures extra

Mois à bloquer

Le mois que vous souhaitez bloquer (vous ne pouvez plus créer des factures dans ce mois). Ceci a, en ce qui concerne l’importation, le même effet comme la clôture mensuelle et est surtout utilisé pour éviter les imputations dans le mois incorrect. Le mois bloqué peut toujours être supprimé.

Copier sauvegarde

Vous pouvez indiquer si la base de données doit être copiée automatiquement lors d'une clôture de mois. C'est le cas si les paramètres concernés ont été remplis:

Localisation source dernière sauvegarde

Dans ce champ vous indiquez la localisation depuis laquelle la sauvegarde doit être copiée.

Localisation cible sauvegarde mensuelle

Dans ce champ, vous indiquez la localisation à laquelle la sauvegarde doit être copiée à la clôture du mois.

Bouton Copier manuellement

Il est possible d'effectuer cette copie manuellement en cliquant sur ce bouton.

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Si vous introduisez 0, les données ne sont supprimées qu’au moment où l’exercice est supprimé.
La clôture mensuelle doit toujours être faite. Quand vous souhaitez le faire, ce mois ne peut plus être bloqué.
Les factures sans détail ne peuvent plus être imprimées de nouveau.

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Que souhaitez-vous faire ?

$Image\PAGE.gif$ Introduire période de sauvegarde des données