$Image\Wagens.gif$ Gestion des véhicules

Via ce programme vous pouvez créer, modifier ou supprimer les données d’un véhicule via les 14 onglets. C’est très utile pour les véhicules dont vous disposez de toutes les données en une fois (p.ex. les véhicules vendus, d’occasions).

Une de vos tâches après l’installation du système est d’introduire les données de vos véhicules.

Le temps que vous consacrez au démarrage est regagné une fois que vous êtes opérationnel et cela fait que vous puissiez travailler rapidement. Il est toutefois très ennuyant de constater au moment où vous souhaitez ouvrir un ordre pour un véhicule, que le véhicule n’a pas encore été créé. Cela prend en plus beaucoup de temps de devoir le créer à ce moment-là. Dans certains cas, Keyloop peut copier automatiquement les ‘anciennes’ données. Dans ce cas nous vous conseillons de supprimer les données superflues de votre ancien système avant qu’elles soient introduites.

Voir également Annulation frais/ fiche

Gestion de la bibliothèque

Liaison véhicule- client

Lier un véhicule à un autre client

Modification du n° d'immatr.

Vous pouvez également ouvrir un véhicule via les différents modules de facturation (atelier, magasin,…).

Dans le programme 7.30.27 Mots de passe facturation vous pouvez introduire un mot de passe pour les données financières du véhicule. Ce mot de passe vaut pour les onglets Finances, Dépréciation, Info du retour (seulement pour Opel), Actions commerciales et le bouton Rapport de transaction.

Pour ouvrir la fenêtre Gestion des véhicules, sélectionnez l'option Véhicules suivie de Gestion de l'info véhicule dans le menu Application.

Rubriques principales dans la fenêtre Gestion de l’info véhicule

Ce sont les données générales du bon de commande que vous envoyez à l’importateur.

Numéro de stock

Si le numéro de stock est rempli, il s’agit d’un véhicule qui se trouve encore dans votre stock. Ce véhicule n’est normalement pas lié à un client. Vous ne pouvez pas introduire un véhicule ayant aussi bien un numéro de stock qu’un numéro de client. Cette situation est possible si un bon de livraison non-facturé a été crée via le programme Préparation des factures véhicules pour un véhicule de stock.

S’il s’agit d’un véhicule lié à un client, vous n’y introduisez rien, mais vous devez introduire le numéro du client et le numéro de la plaque d’immatriculation.

Le n° de stock est supprimé au moment où le bon de livraison du véhicule est facturé.

Vous pouvez opter pour un n° de stock automatique en cliquant sur le bouton <<Auto>> ou via la combinaison ALT-U. Le système vous donne alors un numéro selon le modèle aaaammjj + numéro d’ordre. Si vous ne souhaitez pas avoir un numéro automatique, vous pouvez introduire le numéro souhaité. Vous disposez de 10 positions alphanumériques (chiffres et/ou lettres).

Renault : La rubrique n’est pas modifiable. Cette rubrique est modifiée automatiquement quand une autre valeur est introduite via le fichier Sèdre.

Vous pouvez rompre la liaison véhicule- client et créer une autre liaison via le programme Liaison véhicule- client. A l’aide de ce programme vous déterminez également les champs qui reçoivent automatiquement une autre valeur.

Vous pouvez lier un autre client au véhicule via le programme Lier un véhicule à un autre client.

BVM

A l’aide de ce bouton, les données techniques sont retirées de la BVM (Base véhicule monde) et sauvegardées dans Keyloop Eva, sur la base du numéro de châssis.

Recherche étendue

Permet la recherche d'un véhicule sur base de la combinaison de certaines données, à savoir : marque, modèle, code couleur et code option.

BFCD (Base Facture Commune Dialogue) (Citroën)

Par ce bouton, il est plus facile de compléter ou de créer un véhicule déjà connu.

Chauffeur

Le conducteur du véhicule lié à ce véhicule.

N° de travail (Opel)

Le n° spécifique du véhicule fourni par Opel. Cette rubrique est introduite automatiquement en utilisant le fichier de l’info retour. Si ce numéro n’est pas encore introduit au moment de la facturation, on vous le demande encore au moment où vous souhaitez facturer le bon de livraison en question.

Numéro dialog – Info dialog (Citroën)

Si vous décochez ce champ, vous voyez les données qui se trouvent déjà dans l’info véhicule. Voir Traitement fichiers dialog. Vous pouvez aussi rechercher le véhicule sur base du numéro dialog.

Numéro de CU (Renault)

Le numéro qui confirme que le véhicule a été vendu au client final.
Si vous introduisez les données dans Sèdre, vous recevez ce numéro comme confirmation.

Plaque d’immatriculation

Puisque le système ignore tous les signes de ponctuation lors d’une recherche, vous pouvez introduire la plaque d’immatriculation comme vous voulez (avec points, tirets, espaces, …).

Il n’est pas possible d’attribuer le même numéro d’immatriculation à deux véhicules différents.

Si la plaque d’immatriculation est inconnue, vous pouvez opter pour un n° automatique en cliquant sur le bouton <<Auto>> ou via la combinaison ALT-u (N° du client + N° d’ordre). Vous pouvez modifier ce numéro automatique, quand vous connaissez la plaque.

Vous pouvez modifier les plaques d’immatriculation via le programme Modification du n° d'immatr. et Lier un véhicule à un autre client.

Modifier plaque d’imm.

Via ce bouton on peut changer la plaque d’immatriculation, à condition que l’utilisateur ait accès au programme 23.7.3. On peut consulter les droits d’accès pour un utilisateur dans le programme 14.6 (Modifier menu).

ICM (Renault)

Voir ICM (Renault)

N° de transaction

Si le véhicule n’a pas de numéro de transaction, vous ne pouvez pas créer un rapport de transaction. Le rapport de transaction vous donne un aperçu de tous les coûts et profits d’un véhicule.

Vous pouvez opter pour un numéro de transaction automatique en cliquant sur le bouton <<Auto>> ou via la combinaison ALT-u.

Si vous n’utilisez pas le rapport de transaction, vous ne devez pas introduire le numéro de transaction. Quand utiliser le numéro de transaction ?
Il ne fait rien de toujours attribuer un numéro de transaction, mais si vous souhaitez le faire sélectivement, vous pouvez tenir compte des règles suivantes :

Un véhicule existant d’un client : pas de numéro de transaction
Reprendre un véhicule de stock :
Un véhicule de stock qui est en stock au moment du démarrage doit recevoir un numéro de transaction. Ce véhicule est alors le premier sur le propre rapport de transaction.
Un véhicule de stock que vous annoncez plus tard (reprise d’un nouveau véhicule) est automatiquement mis sur le rapport de transaction du nouveau véhicule.
Un véhicule de stock : accordez un numéro de transaction.

Le rapport de transaction est imprimé via le programme Rapport de transaction.

Ancien numéro de stock

Ce champ vous montre le numéro de stock qu’avait le véhicule avant la vente.

eStory (Peugeot/ Citroën)

A l’aide de ce bouton vous pouvez établir une connexion avec eStory.

N° de châssis

Cette rubrique est obligatoire au moment de vendre le véhicule : avant la livraison vous pouvez y introduire un élément de reconnaissance. Dès le moment où vous connaissez le numéro de châssis correct, vous pouvez l’introduire entièrement. Le numéro de châssis est important pour les sélections de données et pour les demandes de garanties.

Renault : Cette rubrique est modifiée automatiquement quand une autre valeur est introduite via le fichier Sèdre.

Opel : Cette rubrique est introduite automatiquement par le fichier de l’info retour et est nécessaire pour pouvoir générer la proposition d’entretien via Menu-pricing..

Citroën : Pas obligatoire.

Fiat (Car-Pass) : Pour le retour de FIAT et les factures d’achat, les concessionnaires disposent seulement de 8 caractères pour le numéro de châssis. En coopération avec FIAT, Keyloop a pourvu que le numéro de châssis est converti automatiquement pour chaque véhicule pour lequel un ordre a été créé.
Cette conversion se fait sur la base du code MVS et une liste fournie par Fiat.
Si le code MVS n’a pas été rempli, aucun numéro de châssis n’est généré automatiquement.

< 17

Vous avez la possibilité d’indiquer que le numéro de châssis a moins de 17 positions.

Bouton Lier à un autre client

Vous recevrez un nouvel écran dans lequel vous pouvez introduire le nouveau client. On peut également choisir une nouvelle plaque d’immatriculation et si nécessaire un titulaire de contrat et/ou propriétaire.

Onglets :

Fonctions boutons

Voir Véhicules - Fonctions boutons.

$Image\PicInfo.gif$

Quand vous recherchez quelque chose via F2 dans ficher Véhicule, rubrique ‘Client’, vous devez chercher via ‘NUMÉRO de client’ au lieu de ‘client (nom)’.
Un véhicule de stock (le véhicule n’est pas encore lié à un client) n’a pas de plaque d’immatriculation.

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Que souhaitez-vous faire ?

$Image\PAGE.gif$ Créer info véhicule

$Image\PAGE.gif$ Créer info véhicule de stock

$Image\PAGE.gif$ Modifier/ supprimer info véhicule

$Image\PAGE.gif$ Ajouter/ supprimer garantie