Introduction opération de caisse
Via ce programma vous pouvez introduire des rentrées tant que des dépenses diverses sans lien vers le financier. Ceci est possible pour les caisses centrales et pour les caisses décentralisées.
Pour ouvrir la fenêtre Introduction opération de caisse, sélectionnez l'option Gestion caisse suivie d'Introduction enregistrements dans le menu Application.
TUYAU:
Si vous recevez le message ‘Le n° de la facture n’existe pas’, essayez de nouveau et contrôlez si vous ne vous êtes pas trompé.
Si vous recevez le message ‘Le client n’est pas un client comptant’, cela veut dire qu’un client non-comptant a payé la facture via la caisse (ce qui n’est pas l’intention). Vous avez le choix de continuer ou d’introduire une autre facture.
Si vous recevez le message ‘Date de la facture est plus grande que la date d’enreg.’, introduisez un nombre plus petit.
Si vous recevez le message ‘Caisse centrale est déjà clôturée pour cette date’, vous ne pouvez pas la clôturer de nouveau.
Si vous recevez le message ‘Il y a encore des mouvements pour d’autres mois’, cela veut dire que vous devez d’abord clôturer la caisse centrale du mois précédent. La caisse centrale ne peut pas être ouverte pour deux mois différents à la fois.
Si vous recevez le message ‘Il y a encore des mouvements pour la caisse pour la date JJ.MM.AA’, cela veut dire que vous avez fait une opération le jour précédent, mais que vous n’avez pas encore clôturé la caisse. Vous devez par suite d’abord clôturer la caisse (la rendre définitive via le programme Clôture de la caisse décentralisée) et introduire la date suivante de l’opération. Il est possible de continuer à travailler après avoir reçu ce message, mais vous ne pouvez pas clôturer la caisse d’aujourd’hui.
Rubriques sous la fenêtre Introduction opération de caisse
Caisse
La description de la caisse décentralisée pour laquelle vous souhaitez introduire un enregistrement. Vous pouvez créer les caisses à l’aide du programma Paramètres de la caisse et les lier à un utilisateur dans la Gestion des utilisateurs.
Après que vous avez sélectionné une caisse, vous pouvez d’abord introduire le solde initial. Si vous ne le faites pas, vous pouvez quand même continuer à travailler jusqu’à ce que vous souhaitiez clôturer la caisse décentralisée. A ce moment-là vous devez obligatoirement introduire le solde initial, sinon un message d’erreur est affiché pour la liste de contrôle lorsque vous clôturez la caisse décentralisée. Ce montant initial est purement à titre informatif pour calculer le solde final réel. Aucune imputation n’aura donc lieu. Si vous le voulez quand même, vous devez le faire en partie manuellement à l’aide du programme 6.1 Opérations financières et diverses.
Date d’enreg.
La date à laquelle vous recevez/ dépensez. Par défaut c’est la date d’aujourd’hui. C’est aussi la date à laquelle l’enregistrement sera effectué en clôturant la caisse CENTRALE.
Genre
Le type d’opération. Vous avez le choix entre reçu – dépensé – acompte client – acompte fournisseur – paiement facture.
Pour les montants reçus ou dépensés, vous devez encore introduire un compte de grand-livre dans la caisse centrale sur lequel la caisse doit être imputée.
Pour Acompte client/fournisseur
vous introduisez le client/fournisseur pour lequel l’acompte a été reçu
resp. payé. Ensuite vous pouvez remplir la description, le montant et
le moyen de paiement. Finalement, vous pouvez introduire le journal de
vente ou d’achat sur lequel cet acompte sera imputé. L’acompte ne sera
pas imputé dans le journal choisi mais sur le compte financier lorsque
plus tard vous rendez définitive la caisse centrale.
Si vous enregistrez l’acompte, la ligne figurera en bas de sorte que vous
obtenez un aperçu de toutes les opérations qui se passent dans la caisse
décentralisée jusqu’à ce qu’elle soit rendue définitive.
Si vous cliquez sur ‘Paiement facture’, vous passez à l’écran Gestion des encaissements. (Cet écran s’ouvre automatiquement lors de la facturation même quand vous avez indiqué dans les paramètres que le paiement doit être introduit immédiatement en facturant).
Après que vous avez sélectionné une caisse, vous pouvez d’abord introduire le solde initial. Si vous ne le faites pas au début d’une nouvelle feuille de caisse, vous pouvez quand même continuer à travailler jusqu’à ce que vous vouliez clôturer la caisse décentralisée. A ce moment-là, vous êtes obligé d’introduire le solde initial, sinon un message d’erreur apparaît pour la liste de contrôle en clôturant la caisse décentralisée. Ce solde initial est à titre informatif pour calculer le véritable solde final. Aucune imputation n’aura lieu. Si vous voulez cela, vous devez le faire à part manuellement à l’aide du programme 6.1 Opérations financières et diverses.
Client/ Fournisseur
Cette fonction sera activée uniquement si vous avez choisi Acompte client ou fournisseur. Vous pouvez rechercher le client/ fournisseur souhaité via F2.
Description
Vous pouvez indiquer ici pourquoi il est muté directement au journal de caisse. Il est possible qu’une facture soit accidentellement imputée comme payé comptant. La caisse aurait dans ce cas un excès de rentrées ce qui doit être corrigé via un poste de dépenses. S’il est muté directement sur le grand livre (voir Paramètres de la caisse ), un poste de correction doit encore être créé dans le financier. Il se peut également qu’un achat soit fait directement par la caisse. Dans ce cas, une opération de caisse doit avoir lieu pour avoir un solde de caisse correct.
Si tous les transferts de caisse se trouvent correctement dans le journal provisoire, vous pouvez le rendre définitif. Si vous ne le faites pas, les anciens journaux sont chaque fois imprimés de nouveau.
Remarque: Lors d’une entrée, d’une sortie ou d’un acompte, vous êtes OBLIGÉ d’introduire une description. Vous pouvez également définir des descriptions fixes dans le programme Gestion tableau caisse - Gestion descriptions. Vous pouvez sélectionnez ces codes en appuyant sur F2 dans ce champ.
Moyen de paiement
Le moyen de paiement utilisé pour l’opération. Le système propose par défaut au Comptant. Les autres moyens de paiements peuvent être créés dans le programme Paramètres de la caisse.
Montant
Le montant de l’opération.
Si la valeur absolue de la différence du montant payé
avec le montant de la facture est plus petite qu’un euro, la case ‘Différence
paiement’ sera automatiquement cochée.
On ne tient pas compte des façons de paiement, puisque celles-ci peuvent
être gérées librement.
Journal
Le journal peut seulement être rempli pour les acomptes, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez indiquer ici le journal auquel l’acompte se rapporte. Le montant n’est PAS imputé au journal choisis, mais au compte financier. Dans 1.9/ 2.9 Factures clients/ fournisseurs impayées, l’acompte est aussi montré si ce journal a été choisi.
Bouton Supprimer
Dans la caisse décentralisée vous pouvez supprimer des lignes en cliquant sur ‘Supprimer’ en bas de l’écran. Si vous voulez supprimer une ligne de plusieurs lignes introduites pour un paiement d’une facture, toutes les lignes concernant ce paiement seront supprimées automatiquement.
Bouton Clôturer caisse
Pour clôturer la caisse décentralisée, vous cliquez sur ‘Clôturer caisse’ en bas de l’écran à droite. Voir Clôture de la caisse décentralisée. En faisant cela, un aperçu de la feuille de caisse est imprimé automatiquement. Après que vous avez choisi la caisse centrale et cliqué sur ‘Rendre définitif’, les transactions sont transférées à la caisse centrale Gestion de la caisse centrale et vous repartirez de zéro dans la caisse décentralisée.
La caisse décentralisée peut être clôturée autant de fois par jour que vous voulez, mais à la fin du jour, vous êtes obligé de la clôturer avant que vous puissiez continuer le lendemain.
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Que souhaitez-vous faire ?
