Données employés - Gestion heures

La fenêtre Gestion des employés regroupe 5 onglets :

• Général

• Gestion heures

• Horaire de travail d'exception

• Rentabilité

• Historique modifications Localisation - Equipe

Rubriques dans l'onglet Gestion heures

Calendrier

Si vous voulez consulter les données pour une date spécifique, vous pouvez introduire la date souhaitée au-dessus du calendrier. Vous pouvez retourner au maximum 2 années dans le temps et continuer au maximum 4 années à l’avenir. Quand vous cliquez sur les flèches à l’extrême gauche et l’extrême droite, le calendrier se déplace par un mois. Quand vous cliquez dans la barre de défilement, le calendrier se déplace par une année.

Capacité

La capacité donne un aperçu par localisation de combien d’heures un employé est disponible pour être planifié et combien d’heures ont déjà été planifié pour cet employé à la date sélectionnée.

Aperçu pointages

Pour chaque jour, vous voyez les pointages de ce jour-là. Le début et la fin de journée sont aussi visibles, de cette façon vous ne devez pas ouvrir la liste pour 1 seul employé dans le programma de pointeuse.

Aperçu heures

S'il y a des heures pour l'employé dans la case Horaire de travail au milieu de la fenêtre, vous voyez à droite les détails pour ce nombre d'heures. Au cas où la couleur de fond de la ligne Horaire de travail serait verte, cela veut dire que l'horaire de travail d'exception est appliqué au lieu de l'horaire habituelle.

La colonne Code montre uniquement le code de l’absence mais quand passez la souris dessus, la description du code s’affiche. Dans la dernière colonne, vous voyez à quelle localisation chaque ligne s’applique. Il se peut qu’un employé travaille pour une autre localisation que sa localisation par défaut.

S'il n'y a pas de valeurs dans le champ horaire de travail, cela peut signifier 2 choses.

• Ou bien les heures n'ont pas été définies dans l'horaire de travail pour la période choisie

• Ou bien l'employé est inactif au jour choisi

Absences

Des absences font que les employés ne sont plus disponibles et quand ils sont repris dans le planning, il n'est pas possible de lier des lignes de planning à l'employé aux moments d'absence. Par conséquent, le nombre d'heures disponibles dans le planning diminue.

Tous les employés

Vous pouvez définir des absences pour 1 employé spécifique ou pour tous les employés.

Périodicité

Quand une certaine absence se répète selon un certain patron, il est plus facile de l'introduire seulement 1 fois pour la période souhaitée au lieu de saisir chaque absence séparément. Vous pouvez indiquer si le patron retourne chaque jour, chaque semaine ou chaque année. En bas vous pouvez indiquer le nombre d'occurrences ou la fin du patron.

Début - Fin

Vous pouvez introduire une heure de début et de fin. Si vous laissez vides les champs pour le début et la fin, l'absence introduite sera ajoutée pour la journée entière.

Type

• Jour férié

  Jour férié est affiché comme congé mais la différence est qu'un jour férié vaut toujours pour tous les employés (pas d'exception) et à la création d'un nouvel employé, les jours fériés déjà introduits s'appliquent immédiatement.

  Un jour férié est toujours une journée entière ce qui fait qu'il n'est pas nécessaire d'introduire des heures puisqu'un tel jour est toujours enregistré à l'arrière-plan comme une journée entière.

• Maladie

  Quand un employé est en congé pour cause de maladie, vous l'introduisez comme maladie. En utilisant les codes (7.26), vous pouvez encore faire une distinction entre les différents "types" d'absences de maladie (congé de maternité,…)

• Congé

  Quand un employé prend des jours de congé, vous l'introduisez comme congé. Si un employé pointe lors d'un congé introduit, le congé ne changera pas et les pointages comptent comme heures supplémentaires.

• Formation

  Lorsqu'un employé est en formation.

• Divers

  Sous divers, vous pouvez saisir tout ce qui ne relève pas des autres groupes. Vous pouvez vous-même créer des subdivisions en utilisant des codes. Divers peut aussi être utilisé pour p.ex. nettoyage atelier.

  Si vous voulez pointer sur des ordres pour Divers, vous pouvez encore l'introduire de sorte que le système puisse en tenir compte dans le planning pour le nombre d'heures. Au moment où vous commencez à pointer sur l'ordre pour divers, la quantité divers diminuera des heures pointées.

• Prêté

  Quand vous voulez faire travailler un employé dans une autre société ou quand il travaille dans une autre localisation.

Code

S’il est indiqué dans les paramètres que vous êtes obligé de saisir un code d’absence, vous sélectionnez le code correct dans la liste déroulante et vous cliquez ensuite sur Ajouter.

Localisation

Ce champ n’est que disponible si vous avez choisi “prêté” comme type d’absence (voir plus bas pour avoir plus d’explication sur le prêt d’employés).

 

Si un horaire de travail d'exception a été défini, vous pouvez le voir dans cet onglet pour ce jour-là puisque la couleur de fond est en vert.

Que souhaitez-vous faire ?

 Créer un employé

 Attribuer congé/ maladie/ jour férié à un employé