$Image\Pro_forma_facturen.gif$ Préparer factures pro forma

Les factures pro forma peuvent être utilisées pour toutes sortes de buts. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour vous exercer un peu avant de travailler dans le programme Préparation des factures ou vous pouvez l’utiliser pour créer des offres.

La création des factures pro forma n’a aucune conséquence pour votre comptabilité ou votre stock.

La procédure de création est égale à celle des factures d’atelier. Voir Préparation des factures (atelier).

Vous pouvez entièrement copier la facture pro forma dans le programme Préparation des factures d’atelier.

Pour ouvrir la fenêtre Préparer factures pro forma, sélectionnez l'option Facturation suivie de Préparation des fact. pro forma dans le menu Application.

Rubriques dans l’en-tête de la fenêtre Préparer factures pro forma

Date de la facture

Par défaut c’est la date du jour, à moins que vous ne facturiez pour un autre jour. Introduisez dans ce cas la date selon le modèle JJMMAAAA.

Numéro O.R.

Le numéro de l’ordre. Via Enter cous choisissez un numéro automatique. Si vous ne le savez pas immédiatement, vous pouvez le rechercher via le client ou le numéro d’immatriculation en utilisant la touche de fonction F2.

Client

Si vous n’avez pas encore indiqué pour qui l’ordre est crée, vous pouvez le faire maintenant. Il suffit d’introduire les premières lettres du nom. S’il y a plusieurs clients ayant ces lettres au début de leur nom, alors vous en recevez une liste. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher le client. A droite du champ d’introduction vous voyez un bouton ?. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez consulter des données du client en question (n° téléphone, n° TVA, etc.). Via le bouton Pièces dans la fenêtre des données du client, vous pouvez voir quels produits ont déjà été commandés pour ce client.

TUYAU: Quand vous consultez les ordres en suspens pour un client/ véhicule via F2, vous voyez uniquement un aperçu des ordres créés pour la localisation égale à celle de l’utilisateur connecté. Vous ne voyez donc pas les ordres qui sont créés dans les autres localisations!

Client (Facture)

Le client qui a été encodé utilisant le bouton 'Facturer à'. Si rien n'a été encodé, le nom du chauffeur.

Véhicule

Sous cette rubrique vous pouvez obtenir un aperçu des données du véhicule du client. En utilisant le bouton SP vous pouvez introduire un ordre sans plaque d’immatriculation. Nous vous déconseillons toutefois cette option, parce que cet ordre n’est pas mis sur la fiche après vente.

Entrée véh.

Ceci est la date d'enregistrement sur laquelle la rubrique ‘Entrée véh’ est cochée dans l'introduction du planning, première colonne. Cette date est donc automatiquement copiée de ce programme et indique quand le véhicule est entré dans le garage.

Si vous ne travaillez pas avec le planning, vous pouvez introduire cette rubrique manuellement.

Sortie véh.

Ceci est la date d'enregistrement sur laquelle la rubrique ‘Entrée véh’ est décochée dans l'introduction du planning, première colonne. Cette date est donc automatiquement copiée de ce programme et indique quand le véhicule est sorti du garage. Le système vous demande de donner une raison tout comme dans le planning.

Si vous ne travaillez pas avec le planning, vous pouvez introduire cette rubrique manuellement.

eStory (Peugeot/ Citroën)

A l’aide de ce bouton vous pouvez établir une connexion avec eStory.

Date d’enreg.

La date de l’ouverture de l’ordre. Par défaut le système vous propose la date d’aujourd’hui: si vous ouvrez l’ordre ceci est la date à laquelle l’ordre est crée.

Description

Une courte description de l’ordre de réparation ou un code que vous avez crée via le programme Descriptions O.R. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher la description souhaitée.

Exemple: révision détaillée, révision générale, première révision, réparations sous garantie. …

Si vous ne le trouvez pas importante, vous pouvez passer cette rubrique.

Responsable

Les initiales de la personne qui a assisté le client.

Si les initiales sont introduites dans le programme Gestion des employés, le nom (au lieu des initiales) est imprimé sur l’ordre. Si vous ne le trouvez pas important, vous pouvez passer cette rubrique.

Titre pour impression

Le titre qui se trouvera en haut de la page de la facture pro forma.

Date d’échéance

La date jusqu'à laquelle l’offre est valable. Vous pouvez y introduire une valeur par défaut via le programme Supprimer facture pro forma à expirer

Kilométrage

Le kilométrage du véhicule. Si le kilométrage est plus petit que le kilométrage précédent, vous en recevez un message.
Vous pouvez encore modifier ou introduire le kilométrage au moment où vous ouvrez de nouveau l’ordre.

OPEL : Vous n’êtes pas obligé d’introduire un kilométrage pour le véhicule. Vous pouvez passer la rubrique et puis répondre Oui au message ‘Kilométrage est inférieur au kilométrage précédent, souhaitez-vous continuer ?’

Ajouter ligne:

Cette rubrique vous permet de choisir une option de la liste de choix. Les options sont: P - Produit, A-Texte automatique, G-ligne -G, K-Petites fournitures, M ligne manuelle, Q- environnement, R- salaire horaire, T-ligne texte, Y option extra propre à la marque

Pour plus d’explications voir Préparation des Factures d'atelier

Total

Le montant total de la facture du magasin.

Boutons pro forma

Voir Fonctions boutons facturation.

Si, lors de l’ouverture d’un ordre vous recevez le message ‘L’ordre est en usage’ cela veut dire qu’un autre utilisateur est en train de travailler sur cet ordre. Vous ne pouvez pas travailler avec deux personnes à la fois sur le même ordre, même si vous l’essayez dans un autre programme de facturation. Attendez jusqu'à ce que l’utilisateur ait fermé l’ordre et essayez de nouveau.
Les boutons Entrée véh. et Sortie véh. ne sont que visibles si le paramètre ‘Reg. via planification’ a été coché (24.26 Paramètre).

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Que souhaitez-vous faire ?

$Image\PAGE.gif$ Créer offre dans facturation pro forma

$Image\PAGE.gif$ Compléter et modifier offre dans fact pro forma

$Image\PAGE.gif$ Imprimer offre dans fact pro forma

$Image\PAGE.gif$ Supprimer offre dans fact pro forma

$Image\PAGE.gif$ Consulter sous-totaux sur offre dans fact pro forma

$Image\PAGE.gif$ Facturer ordre au client dans fact pro forma