$Image\Werkplaatsfacturen.gif$ $Image\Pro_forma_facturen.gif$ $Image\Magazijnfacturen.gif$ Fonctions boutons facturation

Bouton Interv. (Renault/ Opel/ Peugeot/ Citroën)

Via ce bouton vous pouvez ajouter une intervention à l’ordre. Intervention dans la facturation d'atelier

TUYAU: Afin de passer à une intervention de l’ordre à partir de cet écran vous pouvez:

Sélectionner une ligne du tableau et cliquer sur le bouton Ajouter lignes.
Mettre le curseur dans le tableau et introduire la lettre de l’intervention souhaitée.

Vérification garantie sur ordre

Lorsque vous créez une intervention sous garantie/dreu le système contrôle si le numéro de châssis et la 1ière date d’immatriculation ont été introduits dans l’info véhicule. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez introduire le numéro dans cet écran.

Succursales Citroën: Au moment de créer un ordre sous garantie (code de frais interne I70, I71 en I72) un contrôle additionnel est effectué: le numéro de châssis et la date de livraison doivent être remplis dans l’info véhicule.

Bouton Garantie (Renault/ Fiat/ Opel/ Peugeot)

Lorsque vous créez une facture et vous ajoutez une intervention (avec lignes) ayant un code de frais Garantie (garantie importateur) ou DREU (introduit dans 21.22.1 Gestion paramètres ‘Demande de remboursement’), le système contrôle la garantie. En cas d’erreurs, le message suivant apparaît : ‘Erreur – N° fabrication faux, la ligne garantie est inacceptable.’

Par le bouton Garantie vous pouvez contrôler si les données du véhicule (date de livraison, type, n° de fabrication, n° de châssis, 1ière date d’immatriculation) sont correctes pour la garantie.

Si les données sont correctes, vous recevez le message ‘Les données véhicule sont en ordre !’

Bouton devis

Via ce bouton vous indiquez que vous souhaitez créer un devis. Puis vous introduisez le montant sous la rubrique Montant total devis, non compris la TVA. Ce que vous introduisez comme ligne groupée, sera imprimé sur la facture du client.

Les paramètres peuvent être introduits via le programme Paramètres devis. Ici vous ferez mieux d’introduire comme description ‘DIFFERENCE AVEC MONTANT DEVIS’ ce qui est imprimée sur le document interne.

Bouton Code-F

Dans un grand garage il peut être utile de déterminer les codes F et P qui sont permis pour l’ordre. S’il n’y a pas de liste des codes permis pour l’ordre, vous pouvez utiliser n’importe quel code.

Via le programme Codes FP vous pouvez déterminer les codes Frais et Profits, de manière qu’un autre client reçoive la facture pour des lignes de l’ordre ayant ces codes F et P. Ce type de code FP est aussi appelé ‘client extra’. Via la fenêtre = codes frais possibles, vous pouvez déterminer d’avance l’autre client. De cette manière vous évitez des fautes.

Si l’utilisation des codes frais et profits est limitée et vous utilisez un code qui n’est pas permis, vous recevez le message ‘ce code F n’est pas permis pour cet ordre’.

Voir paramètres de la facturation, onglet Genre facture, rubrique Codes FP.

Bouton Acompte

Via ce bouton vous indiquez que vous souhaitez dresser une facture d’acompte. Vous pouvez introduire un texte qui sera imprimé sur la facture d’acompte. Les textes introduits pour les factures d’acomptes précédentes vous sont proposés. Vous pouvez introduire 6 lignes de texte en haut et 6 lignes en bas de l’ordre. Voir Facture d'acompte.

Les paramètres peuvent être introduits via le programme Gestion des données fact. d'acompte. Si vous cliquez sur le bouton Acompte et ces données ne sont pas introduites dans les paramètres, vous recevez le message ‘Données générales ne sont pas introduites’.

Bouton Code mon.

Via ce bouton vous pouvez modifier le code monétaire de l’ordre. Le dernier code choisi vaut pour l’ordre entier. A l’introduction, le prix est toujours affiché dans la monnaie dans laquelle il a été introduit dans le système.

Bouton Trier détail

Via ce bouton vous triez les lignes de la facture selon type (lignes de texte ensembles, lignes manuelles ensembles,…)

Voir 7.30.3.2 Classement factures.

Bouton Produits

Via ce bouton vous pouvez vite rechercher de l’information sur un produit. Via la touche de fonction F2, vous pouvez rechercher le n° du produit à l’aide d’une série de critères de recherches. Vous pouvez commander des produits, demander un aperçu des commandes et réserver des produits. Vous pouvez même faire ces opérations pendant la registration des lignes de l’ordre.

Bouton Modifier équipe

Vous pouvez modifier l'équipe en cliquant sur le bouton ‘Modifier équipe’ en bas de l'ordre. Le système demande ensuite si toutes les lignes existantes doivent être modifiées ou non avec la nouvelle équipe.

Si vous choisissez 'oui', toutes les lignes se trouvant déjà sur l'ordre seront déplacées sur les nouveaux comptes corrects en fonction de l'équipe choisie.

Si vous choisissez 'non', ce ne sera le cas que pour les lignes que vous ajoutez dès cet instant et donc pas pour les lignes existantes.

Bouton Planning

Via ce bouton vous recevez un aperçu de la disponibilité de vos employés, et après le choix de la date à l’écran Introduction planning (et le bouton Choisissez date) vous pouvez créer un planning pour le client et le véhicule de votre ordre. Les données suivantes sont ajoutées à l’ordre:

Véhicule prêt à (heure et date)
Retirer véhicule à (heure et date)
Dates de planning introduites
Véhicule de remplacement réservé

Si vous avez déjà créé un planning et vous cliquez de nouveau sur le bouton Planning, vous passez à l’écran Faites votre choix avec les options suivantes:

Remplacer planning: vous passez à nouveau à l’écran Introduction planning. Le nouveau planning remplacera le planning précédent lors de l’enregistrement.
Ajouter planning: vous passez à l’écran affichant les heures disponibles dans lequel vous pouvez choisir une date pour ensuite passer de nouveau à l’écran Introduction planning. Le nouveau planning est ajouté à l’OR et au planning lors de l’enregistrement.
Retourner à l’OR: vous retournez à l’OR sans autres modifications.

La troisième fois, vous recevez un message que l’ordre a déjà été planifié. Si vous choisissez Remplacer planning vous recevez un aperçu des dates déjà planifiées de manière que vous puissiez indiquer quel planning doit éventuellement être modifié.

Bouton Véhicule de remplacement

Via ce bouton vous passez automatiquement à l’écran Aperçu véhicule de remplacement dans lequel vous pouvez sélectionner un véhicule de remplacement et une date.

Bouton Forfait (Peugeot/Citroën)

Voyez Forfaits PSA.

Bouton Modif Interv (Renault/ Opel/ Peugeot/ Citroën)

Ce bouton peut être utilisé pour déplacer une ligne (avec une valeur) à une intervention. Vous pouvez déplacer un nombre de lignes en groupe d'une intervention à l'autre. Pour faire cela vous sélectionnez d'abord les lignes par Ctrl ou Shift + clic et puis vous cliquez sur le bouton Modif. interv.

Pour modifier une intervention, vous devez utiliser le bouton en haut de l’écran Interv.

Bouton Fiche APV

Via ce bouton vous obtenez un aperçu du véhicule de l’ordre de réparation actuel avec les opérations qui ont été faites au véhicule jusqu’à maintenant.

PAR VEHICULE, les données suivantes sont imprimées:

Données du véhicule: plaque d’immatriculation, marque, modèle, type, date de livraison
Données du client: numéro, nom et municipalité

Par ordre de reparation du véhicule, les données suivantes sont imprimées:

Date de la visite, kilométrage
N° de l’ordre de réparation, n° de la facture, (responsable), description
Montant facturé externe et interne (interne = frais), monnaie.

sous les ordres de reparation, le montant total externe et interne et le frais par kilomètre sont imprimés.

Les écrans peuvent également être consultés via les programmes Gestion info véhicules, Consultation info véhicule et Aperçu des factures (mag.) par période.

Vous pouvez aussi obtenir la fiche APV via le programme Fiche APV du véhicule, à démarrer via les menus 24.7 et 23.31

Bouton PGCS (Renault)

Voir PGCS dans la facturation du magasin.

Bouton Note d'envoi

Via ce bouton on peut imprimer l'O.R. avec l’entête Note d’envoi et l’ordre devient une note d’envoi.

Une note d’envoi est un bon de magasin livré mais pas encore facturé. Elle ne peut plus être modifiée. On n’y peut pas ajouter ou enlever des lignes et la note d’envoi même ne peut pas être supprimée. On peut toujours la consulter jusqu’au moment de sa facturation.

Bouton pro forma

Si vous avez crée un devis via le programme Préparation des factures pro forma et le client désire le faire exécuter, vous pouvez facilement copier les données de ce devis dans un ordre de réparation.

Vous introduisez les données générales de l’ordre et les lignes de l’ordre sont automatiquement copiées de la facture pro forma.

Bouton Note de crédit

Si une facture est fautive, vous devez dresser une note de crédit de la facture entière ou uniquement de la partie fautive. Vous pouvez le faire manuellement ou automatiquement. Via ce bouton vous pouvez créer facilement une note de crédit pour une certaine facture, à condition que le détail existe encore. De cette manière vous mettez les lignes de la facture originale sur l’ordre courant. La quantité (et le montant brut) reçoivent le signe contraire. Le stock, la gestion des heures, et la fiche après vente sont automatiquement mise à jour. Si vous souhaitez créer une note de crédit partielle, vous pouvez supprimer les lignes superficielles.

Vous pouvez mettre un mot de passe sur la création automatique des notes de crédit via le programme Mots de passe dans la facturation.

Bouton Valider

Si vous avez retiré effectivement les produits du stock, vous pouvez valider les lignes pas encore validées. Vous pouvez le faire via le programme Délivrer produits par le bouton Valider.

Les lignes de l’ordre non-validées sont des lignes contenant des produits qui doivent encore être validés après avoir été retirés du stock. Vous pouvez les reconnaître facilement parce-que les numéros de ligne sont colorés de manière différente (ou sont négatifs. Le stock de tels produits n’est pas mis à jour, mais les produits ont reçu le statut ‘à valider’.

Il est possible de sélectionner plusieurs lignes (via ctrl et maj) et de les valider. Les lignes sélectionnées apparaissent en bleu.

Une ligne de produit n’est validée qu’au moment où elle a été ajoutée au programme de la réception Impression des ordres de réparation, ou bien au moment où vous avez déterminé via le programme Préparation des factures qu’un stock négatif n’est PAS permis.

Si vous imprimez l’ordre via Imprimer ordres de réparation, on vous demande si vous souhaitez imprimer toutes les lignes de l’ordre ou seulement les lignes qui n’ont pas encore été validées. Vous pouvez reconnaître une ligne non-validée à l’astérisque devant le numéro du produit.

Vous pouvez imprimer une liste de tous les produits à valider via le programme Produits à valider. Vous pouvez imprimer cette liste pour un certain genre de facturation ou pour tous les types de facturation et pour une certaine date. Cette liste peut être imprimée à l'écran ou sur papier.

Bouton Supprimer ligne(s)

En cliquant sur ce bouton, vous supprimez les lignes sélectionnées. Si le bon de magasin vient d'un Ordre tiers (RAC), vous serez demandé de commander et du feed-back se passera à la commande de l'agent après avoir supprimé un produit de l'ordre.

Bouton Supprimer ordre

Via ce bouton vous pouvez supprimer des lignes d’un ordre ou supprimer un ordre complet.

Les ordres de réparations supprimés sont imprimés affichant la raison de la suppression via le programme Registre des garagistes.

Mise à jour stock: voir paramètre ‘Supprimer ligne produit’ dans le programme Données générales.

Bouton Imprimer

Par ce bouton vous imprimez un ordre de réparation détaillé (option ‘ordre’) ou uniquement avec les lignes de codes horaires (option ‘description de travail’). Pour le bon de livraison, la possibilité 'Avec montants et localisation' est sélectionnée par défaut. Vous avez aussi la possibilité de cocher ‘Uniquement les produits non-validés’ et la possibilité ‘Avec code-barre intervention(s)’, c.-à.d. pour chaque intervention un code-barre.

L’impression des ordres de réparation est utile et parfois même nécessaire pour donner la possibilité aux mécaniciens de prendre des notes (produits, heures, remarques…) ou pour garder le n° de l’ordre de réparation.

Peugeot: voir OSC.

Bouton Sous totaux

Via ce bouton vous pouvez demander les sous-totaux de l’ordre avant de le facturer.

Les données suivantes sont montrées par type de ligne (externe, interne, garantie) et client (la facture peut avoir des lignes pour un client extra):

Montant inclus TVA
Montant exclus TVA
Frais environnement (s’il a été calculé automatiquement)
Petites fournitures (s’il a été calculé automatiquement)
Frais de gestion (Si des pièces en garantie sont placées sur l'ordre)

TUYAU: Si vous cliquez dans cette fenêtre sur la ligne principale, vous recevez un aperçu des lignes détaillées sous-jacentes qui forment le total.

Bouton Facturer (ou eFacturation)

Via ce bouton vous pouvez facturer l’ordre.

Si le système vous demande d’introduire un mot de passe (= mot de passe utilisateur), cela veut dire que le paramètre ‘Réintroduire mot de passe utilisateur lors de la facturation’ dans le programme 7.24 Paramètres facturation Données générales a été mis sur Oui ou n’a pas été rempli.

Si vous facturez, le système fait les imputations nécessaires et modifie l’administration des clients. L’information sur les sessions internes ou les garanties est ventilée aux comptes corrects via les codes frais et profits.

La fiche après vente, (pour les produits) la fiche des produits et (pour la main-d'œuvre) la gestion des heures sont immédiatement mis à jour lorsque vous introduisez sur l’ordre des lignes qui entrent en ligne de compte.

La fiche des clients est mise à jour lors de la facturation.

Sur la base l’information introduite, vous pouvez gérer les garanties.

Lors de la facturation, une ligne de groupement est composée s’il y a une intervention avec code horaire 59 sur l’ordre. La ligne de groupement aura la description copiée des paramètres et contient le montant des heures travaillées, des petites fournitures, des frais environnement et des frais OAP.

Si un certificat OAP doit être imprimé, la limite du kilométrage est demandée, comme avant. Si un km interval. est disponible dans le tableau Proposition, cette intervalle sera ajoutée au kilométrage actuel et proposée de cette façon.

Il y a un contrôle lors de la facturation afin de voir si le véhicule se trouve dans le registre. Si le véhicule ne s’y trouve pas encore, vous pouvez l’ajouter à la date indiquée (la date de jour) en cliquant sur OK. Vous pouvez également cocher "Pas ajouter" ou opter pour Annuler.

Si vous facturez à un client étranger, vous passez à la fenêtre ‘Faites votre choix’. Dans cette fenêtre vous pouvez choisir le lien avec la déclaration TVA. Le bouton radio à côté d’Intracommunautaire est sélectionné par défaut.

Intracommunautaire (par défaut)
Case 00
Exportation hors UE
Hors déclaration
Co-contractant

Peugeot: dans l’écran où vous choisissez l’imprimante, vous pouvez cocher la case Devis gratuit. Par cette option, vous recevez le document Word Devis gratuit Peugeot entretien carrosserie. La langue du document dépend de la langue du client.

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