$Image\Werkplaatsfacturen.gif$ Préparer les factures d'atelier

Via ce programme vous pouvez enregistrer et facturer toutes les réparations.

TUYAU: La création d’une facture consiste en deux étapes. D’abord vous devez introduire les données de l’en-tête et puis vous pouvez ajouter des lignes de détail.

Cette manière de travailler est similaire dans les différents programmes de facturation (Facturation pro forma, facturation magasin, …). Ce n’est que pour la facturation des véhicules qu’il y a des différences importantes. Plus d’explication sur ce sujet dans l’aide de la facturation des véhicules.

Pour la facturation pro forma, il existe un programme similaire: ‘Préparation des factures pro forma’.

Voir également Fonctions spécifiques dans la facturation d'atelier.

Pour ouvrir la fenêtre Préparer les factures d'atelier, sélectionnez l'option Facturation suivie de Préparation des fact. d'atelier dans le menu Application.

Rubriques de l’en-tête de la fenêtre Préparer les factures d'atelier

Date facture/ date ordre

Par défaut c’est la date du jour, à moins que vous ne facturiez pour un autre jour. Introduisez dans ce cas la date selon le modèle JJMMAAAA. Vous ne pouvez pas créer d'ordre dans le passé. Si vous introduisez une date dans le passé dans l'écran, la date du jour est automatiquement proposée lors de l'ouverture d'un ordre.

Bouton (FIAT

Via ce bouton plusieurs action vers wiAdvisor sont démarrées :

Envoyer un nouvel O.R. à wiAdvisor.
Il est possible que vous soyez connecté avec un utilisateur dans Keyloop Eva qui est lié à plusieurs utilisateurs dans wiAdvisor. Dans ce cas il faut sélectionner un utilisateur wiAdvisor dans l'écran suivant. Cet utilisateur est enregistré sur l’O.R. et réutilisé lors des synchronisations subséquentes.
Lors de la synchronisation de l’O.R. vous recevrez un écran d’attente.
Lorsque l’O.R. est accepté par wiAdvisor, vous en recevrez un message.
Envoyer un O.R. modifié à wiAdvisor.
Lors de la synchronisation de l’O.R. vous recevrez un écran d’attente.
Lorsque l’O.R. modifié est accepté par wiAdvisor, vous en recevrez un message.
Un O.R. reçoit statut 3 quand le véhicule est marqué comme étant dans l’atelier. Dans ce cas il est requis pour wiAdvisor que l’heure de reprise du véhicule par le client est remplie afin de pouvoir synchroniser avec wiAdvisor.
Si on veut synchroniser l’O.R. avec statut 3 et l’heure de reprise n’est pas remplie, Keyloop Eva donnera un message d’erreur.
L’heure de reprise n’est pas remplie et le véhicule est marqué comme étant entré : dans ce cas on reçoit une erreur lors de la synchronisation.
Vous devez encoder le moment de reprise du véhicule et ensuite wiAdvisor validera la synchronisation.

Numéro O.R.

Si la réception a créé un ordre de réparation, vous pouvez introduire son numéro. Si vous ne le savez pas immédiatement, vous pouvez le rechercher via le client ou le numéro d’immatriculation en utilisant la touche de fonction F2.
Sous cette rubrique vous pouvez ouvrir également une facture Pro forma que vous pouvez traiter comme une facture d’atelier normale.

Si vous créez un nouvel ordre de réparation, le système génère un numéro automatique. Vous ne devez donc pas inventer un numéro.

TUYAU: Si vous consultez un ordre via la touche de fonction F2 (vous recevez une liste avec les ordres en suspens créés pour la localisation égale à celle de l’utilisateur connecté), vous pouvez consulter immédiatement l’historique du véhicule via le bouton Fiche APV. Vous ne voyez donc pas les ordres qui ont été créés dans les autres localisations!

Bouton SB/CS -> EVA (Peugeot/ Citroën)

Par ce bouton un aperçu s'ouvre affichant les derniers ordres créés depuis SB/CS (l'ordre le plus récent se trouve en haut). Vous pouvez aussi transmettre l'ordre à SB/CS à l'aide de ce bouton. Le numéro de l'ordre et éventuellement le numéro de rendez-vous sont transmis à SB/CS.

Chauffeur

Le nom ou le numéro du chauffeur. Il suffit d’introduire les premières lettres du nom. S’il y a plusieurs noms de clients commençant par ces lettres, vous en recevez une liste. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher le client.

A droite du champ d’introduction vous voyez un bouton ?. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez consulter les données du client en question (n° téléphone, n° TVA, etc.). D’ici vous pouvez directement envoyer un mail ou SMS au client en question en cliquant sur le bouton ‘Mail/SMS ’.

Via le bouton Modifier (dans la fenêtre des données du client) vous passez à la fenêtre des données générales du client où vous pouvez les modifier immédiatement.

Dans la fenêtre Pièces, vous pouvez voir quels produits ont déjà été commandés pour ce client. Vous recevez un aperçu avec:

N° produit
Description
Quantité
Quantité totale

Toutes les commandes pour le client sélectionné sont affichées, également celles liées à une autre plaque d’immatriculation ou sans plaque d’immatriculation.
Seulement les produits pour le client et le véhicule sélectionnés sont cochés automatiquement.

Si la quantité et la quantité totale varient, cela veut dire que pour ce produit, il y a de commandes pour des plaques d’immatriculation différentes (ou sans plaque d’immatriculation).

TUYAU: Si vous avez été trop vite et vous êtes déjà passé cet écran, vous pouvez rappeler l’écran en ouvrant à nouveau l’ordre en question.

Client (Facture)

Le client qui a été encodé utilisant le bouton 'Facturer à'. Si rien n'a été encodé, le nom du chauffeur.

Véhicule

La plaque d’immatriculation du véhicule à réparer. Vous pouvez introduire ce numéro en minuscules ou en majuscules, avec espaces, points,… Le n° est d’abord converti en majuscules sans espaces pour pouvoir le rechercher dans l’info des véhicules.

Si vous n’introduisez qu’une partie du n°, vous recevez une liste des véhicules ayant ces caractères au début de la plaque, chacun avec un numéro d’ordre. Il suffit d’introduire le n° d’ordre pour sélectionner le véhicule souhaité.

A droite du champ d’introduction vous voyez un bouton ?. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez consulter/ modifier les données du véhicule en question.

TUYAU: Lors de l’introduction du véhicule, le numéro de châssis est contrôlé s’il est composé de 17 positions (-> CAR-PASS). En plus il est vérifié si le code comptable (ou le code comptable précédent) est introduit. Si ce code n’est pas introduit, le système recherche le modèle (pour choisir le code comptable à base du modèle). Si ni le code, ni le modèle sont introduits, vous ne pouvez pas continuer la facturation. Vous devez dans ce cas introduire d’abord le code comptable dans le programme de l'info véhicule, onglet Financier.
Quand vous créez un nouvel ordre, le système contrôle s’il existe déjà des ordres en suspens pour le véhicule en question.
Quand vous consultez les ordres en suspens pour un client/ véhicule via F2, vous voyez seulement un aperçu des ordres créés pour la localisation égale à celle de l’utilisateur connecté. Vous ne voyez donc pas les ordres qui ont été créés dans les autres localisations!

Bouton SP

En utilisant le bouton SP vous pouvez introduire un ordre sans plaque d’immatriculation. Nous vous déconseillons toutefois cette option, parce que cet ordre n’est pas mis sur la fiche après vente.

Entrée véh.

Ceci est la date d'enregistrement sur laquelle la rubrique ‘Entrée véh’ est cochée dans l'introduction du planning, première colonne. Cette date est donc automatiquement copiée de ce programme et indique quand le véhicule est entré dans le garage.

Si vous cliquez sur le bouton ‘Entrée véhicule’, le champ ‘Entrée véh.’ à côté du bouton, est également mis à jour.

Si vous ne travaillez pas avec le planning, vous pouvez introduire cette rubrique manuellement.

Sortie véh.

Ceci est la date d'enregistrement sur laquelle la rubrique ‘Entrée véh’ est décochée dans l'introduction du planning, première colonne. Cette date est donc automatiquement copiée de ce programme et indique quand le véhicule est sorti du garage. Le système vous demande de donner une raison tout comme dans le planning.

Si vous ne travaillez pas avec le planning, vous pouvez introduire cette rubrique manuellement.

Bouton Direct Access (Renault)

Pour se connecter à Direct Acces et y reprendre des données..

Bouton BVM

Vous pouvez saisir le numéro de châssis et immédiatement cliquer sur BVM. De cette manière, l’info véhicule peut être complétée.

Bouton BFCD (Base Facture Commune Dialogue) (Citroën)

Par ce bouton, il est plus facile de compléter ou de créer un véhicule déjà connu.

Bouton Promos (Renault)

Au moyen de ce bouton, vous pouvez consulter les produits qui sont actuellement en promotion. Voir Données générales - véhicules.

Bouton CC

Voir Carte clef (Renault).

Bouton ICM

Voir ICM (Renault).

Bouton eStory (Peugeot/ Citroën)

A l’aide de ce bouton vous pouvez établir une connexion avec eStory. Voir Paramètres info véhicules.

Référence e-Facture

Les autorités obligent d’envoyer un numéro PO avec la facture électronique. Vous pouvez l'encoder ici.

Pour société (multi-company)

Si vous créez un ordre interne et il y a plusieurs sociétés qui ont le même numéro TVA que celui de la société dans laquelle l’ordre a été créé, vous avez ce champ de choix supplémentaire. Vous pouvez sélectionner la société à laquelle les prestations peuvent être transférées. Ce champs est par défaut vide (= propre firme). Vous pouvez donc seulement sélectionner une société ayant le même numéro TVA.

Date d'enregistrement

La date de l’ouverture de l’ordre. Cette date peut se trouver dans l’avenir si vous ouvrez des ordres dès le moment que le rendez-vous a été fixé.

Le système vous propose par défaut la date d’aujourd’hui si vous ouvrez des ordres dès que le client se présente.

La date d’enregistrement se trouve dans le passé si vous ouvrez les ordres au moment où vous allez facturer les réparations.

Renault: La date de garantie RBL qui se trouve dans WAR.DFN est toujours la date d’enregistrement (donc pas la date de planning ni la date de facture)

Description

Une courte description de l’ordre de réparation ou un code que vous avez crée via le programme Gestion des descriptions O.R. Si vous introduisez le code, le système le change automatiquement en la description correspondante. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher la description souhaitée.

Exemple: révision détaillée, révision générale, première révision, réparations sous garantie…

La description demeure après vente sauvegardée dans la fiche, même si l’ordre n’existe plus en détail.

Si vous ne le trouvez pas importante, vous pouvez passer cette rubrique.

Type d'entretien (Peugeot/Citroën)

Le type d'entretien est repris de SB/CS.

Cet icône est par défaut en vert. Si on le clique, il devient rouge et lorsque vous imprimez maintenant l’O.R., un texte supplémentaire est imprimé : Le client souhaite que la consommation de carburant ne soit pas exportée.

La couleur de l’icône ne change pas si on sort et revient dans l’O.R.. Il suffit de le cliquer pour changer la couleur.

Responsable

Les initiales de la personne qui a assisté le client. Les initiales sont imprimées sur l’ordre de réparation et aussi sur la fiche après vente si vous l’imprimez sur papier.

Si les initiales sont introduites dans le programme Gestion des employés, le nom (au lieu des initiales) est imprimé sur l’ordre. Si vous ne le trouvez pas important, vous pouvez passer cette rubrique.

Genre client

Si vous avez introduit une valeur par défaut pour le genre de clients via le programme Genres clients, ceci est introduit automatiquement. Si vous n’avez pas introduit que la rubrique ne peut être modifiée, vous pouvez encore choisir un autre genre. Via le bouton au triangle vous pouvez choisir par exemple Fleet ou Particulier.

Pas vers CarPass

Cette coche est seulement disponible pour les véhicules de stock sans première date d'inscription.

Code-F fixe

Un ordre avec un code F ou P fixe est par exemple un ordre avec uniquement des travaux en garantie, la préparation du véhicule avant la vente.

Si vous travaillez avec un code F ou P, vous ne devez jamais introduire ‘Code de la ligne’ lors de l’introduction des lignes de l’ordre. Ce code est toutefois automatiquement le code F ou P fixe.

Si vous travaillez avec des codes F et P fixes, vous ne pouvez pas utiliser un code profit, à moins que vous ne mettiez la rubrique Code F sur Non.

Les codes frais et profits sont gérés via le programme Codes FP.

La valeur par défaut du code frais sera ‘à charge du client’. Il est également possible de sélectionner un code spécifique ou de mettre cette rubrique sur Non. Voir également Liste de choix imprimer codes FP, dans le programme Paramètres de la facturation.

Non: Pour chaque ligne de l’ordre on vous demande ‘code de la ligne’.

A charge du client: Chaque ligne que vous introduisez est externe et doit par conséquent être payée par le client. De cette manière vous éviter de devoir appuyer chaque fois sur Enter dans la rubrique ‘code de la ligne’.

Code spécifique: Chaque ligne que vous introduisez est interne ou en garantie et a un code frais ou profit à choisir de la liste des codes de frais.

Fin travaux

Ceci est la date du planning pour lequel l’ordre est créé. Si, plus tard, vous modifiez cette date dans le planning, cette date est également modifiée dans l’ordre.

Kilométrage

Le kilométrage du véhicule. Si le kilométrage est plus petit que le kilométrage précédent, vous recevez un message.
Vous pouvez encore modifier ou introduire le kilométrage au moment où vous ouvrez de nouveau l’ordre.

CS/ SB: Le kilométrage introduit dans CS ou SB est repris sur l’ordre d’EVA.

Attention: le kilométrage n’est que repris si le nouveau kilométrage est supérieur à l’ancien kilométrage.

Après que vous avez introduit le kilométrage, la logique pour composer une proposition automatique se met en marche. Avant que la proposition soit créée effectivement, le système effectue quelques contrôles.

Client attend / Fin des travaux

Ces champs venant du planning sont également montrés dans l’O.R.. Elles peuvent être modifiées dans le planning mais pas dans l’O.R.. Par contre, si l'O.R. n'est pas lié à une ligne de planning, vous pouvez cocher ces paramètres.

Attention : si vous créez d’abord l’O.R. et seulement par après la ligne de planning, ces données ne sont pas reprises sur l’O.R..

Ajouter ligne:

Cette rubrique vous permet de choisir une option de la liste de choix. Les options sont:

Si vous recevez le message ‘Code frais n’est pas valable pour le code comptable x et la catégorie client y’ lorsque vous ajoutez une ligne sur l’OR, cela veut dire que le code frais du véhicule n’est pas défini dans le programme Codes Frais.

Si une campagne (ou un rappel technique) s’applique au véhicule, cette information est mentionnée automatiquement dans une ligne à part sur l’ordre. Mis à part cette mention de campagne, le numéro de document est également mentionné.

Equipe

Si le module Equipe est activé (dans 10.29 Genre de paquet), le système vous demande dans la facturation (après avoir confirmé le kilométrage) d’introduire le numéro de l’équipe des employés. L’équipe sélectionnée apparaît dans ce champ.

Remarque : Si vous ouvrez l’ordre depuis le planning, l’équipe est reprise du planning.

Total

Le montant total de la facture de l’atelier.

Boutons facturation d’atelier

Voir Fonctions boutons facturation.

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Si, lors de l’ouverture d’un ordre vous recevez le message ‘L’ordre est en utilisation’, cela veut dire qu’un autre utilisateur est en train de travailler sur cet ordre. Vous ne pouvez pas travailler à deux personnes à la fois sur le même ordre, même si vous l’essayez dans un autre programme de facturation. Attendez jusqu'à ce que l’utilisateur ait fermé l’ordre et essayez de nouveau.
Afin de voir les modifications du client dans l’en-tête de l’ordre vous devez fermer et rouvrir l’ordre!
Les boutons Entrée véh./ Sortie véh. ne sont que visibles si le paramètre ‘Reg. via planification’ a été coché (24.26 Paramètre).
Si vous modifiez le genre du client après que vous aviez ajouté une ligne Produit, le pourcentage de remise accordé au genre ultérieur n’est pas transformé automatiquement en le pourcentage de remise pour le genre courant! Pour en arriver, vous devez sélectionner la ligne de sorte que la fenêtre du produit s’ouvre et cliquer une fois sur la rubrique Code frais-profit. De cette manière, le pourcentage de remise est modifié.
Quand vous choisissez l’option code frais interne, le système ne vous permis pas d’introduire un compte de vente externe!
L'écran pour Confirmer les champs des entretiens automatiques réapparaît quand même pour le même véhicule si le code unique pour ce véhicule a été modifié.
Si vous cliquez sur le bouton ‘Annuler’, la composition de la proposition automatique est arrêtée et l’écran des interventions s’ouvre.