Gestion des comptes du grand-livre

Avant de pouvoir démarrer la comptabilité, il est nécessaire d’introduire le schéma de comptes. Vous pouvez le faire en introduisant les différents comptes du grand livre via ce programme.

Keyloop vous offre un système dans lequel le schéma de comptes de l’importateur est prévu. Vous devez alors uniquement ajouter les comptes spécifiques qui ne sont pas encore définis.

Peugeot : Les comptes suivants sont utilisés pour envoyer et recevoir les garanties:

TUYAU: Les comptes du grand livre peuvent être ouverts via le programme Gestion des comptes du grand livre mais également dans le programme Financier/ divers, Introduction documents D'achat et Introduction documents de vente.
Via le programme Données de base comptabilité vous pouvez modifier le maximum de positions pour un compte. De cette manière vous déterminez le maximum de positions du numéro.

Pour ouvrir la fenêtre Gestion des comptes du grand-livre, sélectionnez l'option Comptes de grand-livre suivie de Gestion comptes de grand-livre dans le menu Application.

Rubriques de la fenêtre Gestion des comptes du grand livre

Numéro

Le numéro doit être accordé selon les règles du Plan des comptes normalisé belge et des spécifications de l’importateur. Si vous introduisez un numéro existant, vous en recevez un avertissement. Le numéro doit obligatoirement être introduit et ne peut pas être modifié.

Opel: Lors de la création d’un compte de grand livre (via le bouton Nouveau), vous recevez une liste des comptes avec points d’interrogation permis. Après avoir choisi une certaine structure de compte, ce compte sera copié dans l’écran principal et l’utilisateur pourra remplacer les points d’interrogation par les chiffres souhaités, à condition que ceci forme un numéro de compte unique. Vous pouvez également spécifier le reste des champs. Afin de rendre une vue plus claire de quelle structure vous devez utiliser lors de la création d’un nouveau compte, l’aperçu mentionne, à côté de la description, le numéro de la case du rapport Alison dans laquelle le montant de ce compte sera mis via Trackerpack.

Quantité

Cette rubrique est applicable pour la vente des véhicules. Chaque fois que le compte en question est utilisé, la quantité sera mise à jour dans le système. Quand vous utilisez le compte lors d’une imputation diverse, vous pouvez introduire la quantité.

Description

Nom du compte du grand livre. Il se peut que vous deviez utiliser des abréviations. La longueur maximum est 40 positions. Cette rubrique doit obligatoirement être remplie.

Genre de compte

Les genres de compte:

Code société

Dans un environnement Multi-company, vous pouvez lier un compte de caisse ou compte en banque à une société. En liant un compte financier à une certaine société, ce compte ne peut plus être utilisé dans cette société-là, uniquement dans les autres sociétés..

Vous pouvez toujours utiliser des comptes non-liés dans toutes les sociétés.

Description 2

Cette rubrique peut uniquement être utilisée pour un compte texte, si vous n’avez pas assez de positions sous la rubrique Description 1.

Code historique

Garder l’historique en détail: chaque imputation est mentionnée séparément sur l’historique du compte. Le code historique est toujours modifiable, mais pas à effet rétroactif.

Garder l’historique par mois: les montants sont cumulés par mois. Tous les comptes financiers et de bases, comme clients, fournisseurs, comptes de ventes, sont automatiquement gardés par mois.

Code budget

Si un budget est lié à un certain compte. Cette option est uniquement utilisée en explo-data.

Code compte

Ce code est utilisé pour séparer des montants d’achats dans la déclaration belge de TVA.

Le Luxembourg : Ce champ sert à faire une distinction pour la déclaration TVA. Le total pour ce compte est alors mis sur un lieu déterminé de la déclaration TVA (frais, immobilier, garantie, cessions internes, timbres, tabac, normal). Le nombre maximum de positions pour ce compte est 12.

Si ce code est Investissements,, vous avez la possibilité d'indiquer si les achats sur ce compte peuvent être amortis..

Code d’exploitation

Ces codes déterminent où les montants en question doivent figurer sur l’état d’exploitation. La formation du code dépend de la marque. P. ex. page - chapitre - ligne.

Succursales Citroën: Le 'Code d'exploitation 1' est automatiquement rempli lors du chargement du code comptable et ce code représente le code de rapport. Ce code n'est que modifiable si l'utilisateur a les droits (voir Gestion des utilisateurs - Comptes du grand-livre). Les 4 autres codes d'exploitation sont cependant modifiables par tout le monde.

Compte bilan

Si vous travaillez avec un bilan automatique, cette rubrique vous rend le numéro de ligne auquel le compte appartient. Cette option est utilisée en explo-data.

Transaction

C’est le numéro de la ligne sur laquelle les montants de ce compte seront imprimés sur le rapport de transaction (concernant la rentabilité des véhicules).

Voir Rapport de transaction.

Compte SIGA (succursales Citroën)

Ce compte est unique par site et s’utilise dans le fichier Bilan mensuel par site. Le compte SIGA consiste du code SAP (1ière-6ième position), le code succursale (7ième position) et l'activité (8ième et 9ième position). La valeur est automatiquement remplie lors du chargement du plan comptable. Cette valeur ne peut qu’être modifiée si l’utilisateur y a accès (voir Gestion des utilisateurs - Comptes du grand-livre)

Code tabl. de bord

Ici vous pouvez insérer des codes tableau de bord d’un maximum de 30 positions.

Opel : Ces codes tableau de bord sont remplis automatiquement en chargeant le nouveau plan des comptes. Si vous créez un nouveau compte selon la structure fixe du plan comptable d’Opel, ce compte recevra automatiquement les codes tableau de bord corrects.

Succursales Citroën : Le code tableau de bord sert de code de regroupement. Vous pouvez l’utiliser afin de créer d’états individuels (à l’aide de Dashboard). Ce code peut être modifié par tous les utilisateurs.

Compte élimination

Si vous travaillez avec un inventaire permanent (via le programme Liaison compte général -PDR), vous devez, en cas que l’achat résulte en une vente à une autre firme, d’abord rectifier l’achat original. Vous avez alors une imputation automatique du compte d’achat original vers un compte d’achat spécifique pour livrer à une autre firme. Vous pouvez alors introduire pour chaque catégorie de clients en question la rectification de l’achat chez la vente dans le tableau de ventilation extra Cette imputation est automatiquement exécutée lors de la facturation du véhicule (avec l'imputation des frais)

Si vous ne travaillez pas avec un inventaire permanent, vous introduisez comme compte réflexion pour l'imputation de revient de la première société, le compte d’achat de la première société. De cette manière, ce compte de grand livre est retiré de l’aperçu consolidé: le solde est éliminé de manière extra comptable envers le compte d’élimination introduit.

Code firme

S’il s’agit d’un compte de vente, resp. d’achat entre les divers firmes, vous devez introduire le code de la firme qui vend ou achète.

N° de compte bancaire

Uniquement pour les comptes financiers (caisse = 12 fois 0). Le compte y est introduit sans traits d’unions. Il est toujours contrôlé si le numéro du compte est correct.

IBAN/ BIC

Un numéro de compte international est constitué de 2 parties: IBAN et BIC. Le code IBAN est le numéro de compte et le BIC identifie la banque.

Bouton IBAN

En cliquant sur ce bouton, une page internet s’ouvre à l’aide de laquelle vous pouvez calculer IBAN et BIC pour un numéro de compte.

Compte TVA

Un compte TVA se rapporte à la TVA à payer ou la TVA à recouvrir. Ces comptes sont introduits dans le programme Gestion des comptes de base. S'il y a, outre les comptes prévus, encore d’autres comptes qui doivent figurer sur la déclaration TVA, ces comptes doivent être indiqués avec un compte TVA ou une TVA sur frais bancaires.

Abréviation

Est uniquement demandé s’il s’agit de comptes financiers. Vu que cette rubrique indique l’abréviation du compte financier, vous devez uniquement remplir cette rubrique pour les comptes financiers. Exemple : Caisse, KBC, …

Une abréviation ne peut être utilisée qu’une seule fois et ne peut pas être modifiée après l’ouverture du compte du grand livre.

Code monétaire

(Les codes disponibles sont affichés.) Sous cette rubrique vous introduisez le code monétaire dans lequel le compte est gardé. Le code ne peut plus être modifié après ouverture.

N° de protocole

Cette rubrique est uniquement montrée en cas de comptes financiers. Le numéro de protocole correspond aux 3 premiers chiffres du N° de compte bancaire et est utilisé si vous échanger de l’information avec la banque en question via le modem (Isabel). La rubrique ne peut plus être modifiée après ouverture.

Localisation

La localisation pour laquelle le compte du grand livre doit être utilisé.

Pour Opel : Pour les comptes des classes 6, 7 et 8 vous êtes obligés à introduire une localisation. Un compte de ces classes ne peut jamais avoir la localisation générale, sinon le résultat de Trackerpac n’est pas correct.

Code PCN (uniquement Luxembourg)

Le fichier FAIA créé dans 6.30 ne peut contenir que des comptes repris dans le plan de compte standard Luxembourgeois. S’il y a des comptes dans Keyloop Eva qui n’y sont pas repris, il faut lier ces comptes Keyloop Eva à un code PCN correcte. Ce champ n’est pas un champ de recherche F2, puisque le compte standard n’existe pas nécessairement dans Keyloop Eva et on doit pouvoir l’encoder sans devoir le créer.

Amortissements

Faut-il amortir les achats faits sur ce compte..

Compte amortissement (Passif)

Le compte balance Amortissements sur investissement compte 2...9.

Compte dotation (Coût)

Le compte coûts sur lesquels les coûts de l'investissement est comptabilisé

Compte de vente (plus-value)

Lorsque l'investissement est vendu avec profit, la plus-value sera comptabilisée sur ce compte.

Compte de vente (moins-value)

Lorsque l'investissement est vendu avec perte, la moins-value sera comptabilisée sur ce compte.

Avec compte analytique

Ici vous pouvez indiquer si vous souhaitez utiliser un compte analytique. Si vous cochez cette rubrique, vous pouvez introduire le compte analytique souhaité dans la rubrique en dessous.

Compte analytique

Le compte analytique souhaité. Vous pouvez le rechercher via la touche de fonction F2.

Qté

Si coché, les quantités sont également comptabilisées. Ces quantités sont dorénavant également montrées dans quelques programmes

• 3.10 - Historique comptes généraux : Les quantités sont reprises dans une colonne supplémentaire lors d’impression vers Excel ou écran.

• 3.11.x - Journal des ventes (x=1), Journal des achats (x=2), Financier/divers (x=3) : Champ supplémentaire Quantités dans le détail à la fin

• 4.3 - Ventilation des ventes : Les quantités sont reprises dans une colonne supplémentaire lors d’impression vers Excel

• 5.3 - Ventilation d’achats : Les quantités sont reprises dans une colonne supplémentaire lors d’impression vers Excel

• 6.1 - Introduction opération financières : Les quantités sont montrées dans le détail après mutation et ceci entre parenthèses

• 6.2 - Journaux financiers et divers : Les quantités sont reprises dans une colonne supplémentaire lors d’impression vers Excel

A noter que les quantités étaient déjà montrées dans 6.10 - Chargement opérations divers.

Uniq. disponible pour comptabilisation autom.

Si ce champ est coché, vous ne pouvez plus utiliser ce compte que via des codes comptables et leur ventilation. Si vous créez par exemple une ligne manuelle dans 21.1 et vous n’encodez pas de code comptable, il faut encoder un compte. Si ce champ est coché pour le compte choisi, ce compte ne sera pas accepté.

Snap-on (voir modèle véhicule) (uniquement FIAT)

Si coché, le MVS du véhicule est ajouté au numéro du compte dans le fichier lors d'une exportation vers Snap-on dans 3.33.

Des rubriques extra pour Peugeot (SAGER)

 

Dans le cas d'un multi-site, on travaille la plupart du temps avec des comptes de 8 ou même de 9 positions. Dans ce cas, les comptes seront créés avec le bon nombre de caractères. Par ex. dans le cas de 9 positions, des comptes avec 9 positions seront créés automatiquement pour tous les sites, composés de 7 positions suivies par -0X où X est le numéro du site. Il n’est pas possible de lier un code à un compte texte. Quand un compte est modifié d’un compte comptable à un compte hors usage, les codes ne changent pas parce-que ces comptes peuvent avoir un solde et des quantités et ceux-ci doivent également se trouver dans l’exportation.

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