$Image\Inbrengen_aankoopdoc.gif$ Inscrire factures d'achat/ notes de crédit

Ce programme sert à imputer des factures et notes de crédits. Contrairement au programme Introduction documents de ventes, il n’y a pas d’alternative pour ce programme.

Lors de la comptabilité, les journaux, les fiches des comptes de grand-livre, les bilans, les soldes ouvertes et la fiche du fournisseur sont épurés.
Si vous avez fait une erreur, vous devez créer une note de crédit ou bien vous devez corriger la situation via une imputation diverse à condition que la TVA de cette facture demeure inchangée et qu’il ne s’agit pas d’un véhicule.
Le stock n’est pas ajusté.
Si vous faites une comptabilité des prix de revient et les comptes nécessaires sont introduits dans le programme Liaison achat-prix de revient, le compte de stock est automatiquement adapté.
Il n’est pas possible d’imprimer un document (facture/ note de crédit).
Pour chaque facture ou note de crédit des achats vous pouvez référer à un véhicule (de stock). Dans ce cas, l’information du véhicule et quelques listes sont mises à jour.

Cas spécifiques pour l'imputation des factures d’achat:

La TVA est calculée manuellement, ne se trouve pas sur la facture.

--> Co-contractant

Supposons une facture de 12000 EUROS (avec 21% = 2520)

TOTAL FACTURE = 12000

MONTANT NET = 12000

TVA DEDUCTIBLE = 2520

TVA IMMOBILIERE = 2520

--> Intracommunautaire (dans l’UE)

Supposons une facture de 15000 EUROS (avec 21% = 3150)

TOTAL FACTURE = 15000

MONTANT NET = 15000

TVA DEDUCTIBLE = 3150

INTRACOMMUNAUTAIRE = 3150

--> Extra-communautaire (hors l’UE)

Il n’est pas imputé de TVA

TOTAL FACTURE = 10000

MONTANT NET = 10000

Véhicules pour pièces

Un véhicule qui est acheté sous le régime marge, mais qui est utilisé pour les pièces, doit être RÉGULARISÉ.
Cela veut dire que la facture d’achat est enregistrée avec PART. RÉGIME = RÉGULARISATION. Ensuite le véhicule doit être enregistré sous le régime normal (avec TVA), parce que les pièces sont revendues avec un pourcentage de 21 de TVA.
Dans le registre des achats, le véhicule est mentionné avec la remarque « régularisation ».

Retirer un véhicule du registre de comparaison

Quand un véhicule est acheté sous le régime marge, et vous voulez utiliser ce véhicule pour propre usage, il est nécessaire de retirer le véhicule du registre d’achats. Au moment où vous n’utilisez plus le véhicule vous devez inclure de nouveau le véhicule dans le registre de comparaison. Pour retirer le véhicule du registre de comparaison, vous devez créer une facture de vente:
CLIENT = vous-même
MONTANT = montant de la facture d’achat
CODE FRAIS INTERNE avec un code compte RETRAIT VEHICULES

Un code frais est crée dans le programme Gestion Codes FP.

Tuyau Luxembourg: Par ligne de compte il doit avoir un code TVA, sauf:

S’il n’y a pas de TVA déductible, alors le code TVA = 0
S’il n’y a pas de code TVA, pour lequel le montant de TVA sur le montant du compte = TVA déductible, alors ce code TVA est automatiquement choisi.
Si le code TVA introduit est 0, alors le système vous demande le type de TVA (lux, import ou intracom.) ET le code TVA applicable en cas de TVA.

Tuyau Opel: Un véhicule neuf ne peut être vendu qu’au moment où le prix d’achat est connu. Cela veut dire que le véhicule doit être acheté via ce programme-ci. Cet achat est nécessaire pour pouvoir imputer le prix de revient au moment de la vente.

Pour ouvrir la fenêtre Inscrire factures d'achat/notes de crédit, sélectionnez l'option Achats suivie d'Introduction documents d'achat dans le menu Application.

Rubriques de la fenêtre Inscrire factures d’achat / notes de crédit

Journal

Exemple ‘Ventes générales’.

Vous n’aurez pas cette rubrique si vous n’avez pas de journaux.

Si vous introduisez successivement plusieurs factures manuelles avec différents journaux, vous devez quitter le programme afin de pouvoir choisir un autre numéro de journal.

Période comptable

Le mois comptable pour lequel vous souhaitez créer une facture d’achat.

Fournisseur

Le numéro ou le nom du fournisseur de qui vous souhaitez imputer une facture d’achat. Ici vous pouvez créer un fournisseur si ce n’était pas encore fait.

Si on introduit un fournisseur bloqué, il y a un contrôle sur le blocage du fournisseur. S’il est bloqué, on ne le peut pas choisir.

Si vous sélectionnez le fournisseur, défini dans les Paramètres véhicules économes, le système vous demande s’il s’agit d’un remboursement de réduction véhicules non polluants après que vous avez introduit un montant brut, net et TVA. Voir Véhicules économes.

Facture de reprise

Uniquement si vous utilisez un journal qui a été introduit dans le programme Liaison avec journaux, vous aurez les rubriques ‘Facture reprise’ et ‘Régime part.’. Si vous choisissez une facture de reprise, cela veut dire que le rapport de transaction du véhicule nouveau mentionnera que votre ancien véhicule est repris.

Origine

Uniquement si vous utilisez un journal VO qui a été introduit dans le programme Liaison avec journaux, vous aurez les rubriques ‘Origine’ et ‘Régime part.’. Voir également Gestion d'origine de la reprise d'achat et Paramètres MVO - Gestion origine.

Pour les choix “reprise VN” et “reprise VO”, la question se pose de quel véhicule il s’agit. L'origine (et le véhicule lié) est ajouté à l'onglet Finances de l'info véhicule. Si l’achat du VO est lié à la vente d’un VO ou VN, ces 2 véhicules sont liés au rapport de transaction.

Regime part.

Uniquement si vous utilisez un journal VO qui a été introduit dans le programme Liaison avec journaux, vous aurez les rubriques ‘Facture reprise’ et ‘Régime part.’.
Vous pouvez indiquer sous cette rubrique s’il s’agit d’un régime particulier ou d’une régularisation.

Régularisation : Voir Achat véhicule.

Ex prop

Le nom de l’ex-propriétaire. Si vous n’introduisez rien et vous appuyez sur Enter, le système introduit le nom du fournisseur qui était introduit la dernière fois.

Tuyau Luxembourg: En plus du nom de l’ex propriétaire vous devez introduire son adresse, le code postal et la localité.

Monnaie

Avec enter, vous choisissez la monnaie du fournisseur. Si vous souhaitez une autre monnaie, vous pouvez modifier la rubrique.

Parité

La course de la monnaie étrangère.

Date facture

Avec Enter, vous choisissez la date d’aujourd’hui. Si vous souhaitez une autre date, vous pouvez l’introduire selon le modèle JJ.MM.AAAA.

TUYAU: Si cette date ne tombe pas dans la période comptable introduite, vous recevez un message d’erreur: Ce mois ne correspond pas au mois comptable. .

Date d’échéance

Avec Enter vous choisissez une date d‘échéance basée sur la date de la facture et le délai de paiement du fournisseur. Avec D vous choisissez la date d’aujourd’hui. Si vous souhaitez une autre date, vous l’introduisez selon le modèle JJ.MM.AAAA

Type

Facture ou note de crédit.

N° facture

Le numéro de la facture. Vous pouvez recevoir le message d’erreur suivant: "Le n° de la facture suivante pour cette année n’est pas connu".

Dans le programme Codes des journaux, vous devez introduire le n° de la facture suivante pour le genre de journal de vente choisi, le type de la facture et l’année.

Numéro client

Le numéro du client pour lequel vous souhaitez imputer la facture d’achat.

N° facture fournisseur

La référence du fournisseur (par exemple le n° de la facture ou un message structuré). Cette rubrique n’a rien à voir avec le n° de la facture attribué. Le numéro est alphanumérique (chiffres et/ ou lettres sont possibles) et est purement informatif.

Vous pouvez voir ce numéro sous la rubrique "références" sur la fiche des comptes du grand livre sur laquelle vous avez ventilé un montant de cette facture.

C’est imprimé sur les virements de cette facture. Vous pouvez éventuellement y introduire les chiffres introduits chez Veuillez mentionner lors du paiement. .

Si vous introduisez pour la deuxième fois le même n° de la facture fournisseur dans 1 exercice, vous recevez le message d’erreur suivant: "N° de la facture est déjà utilisé pour la facture.xxxxxxx"

Vous avez probablement déjà introduit la facture ou bien vous vous êtes trompé de numéro. Vous ne pouvez pas enregistrer le même numéro.

Description

Cette description est montrée dans l'historique des fournisseurs sous la rubrique ‘Référence’. Dans le programme Fiche comptes grand livre, la rubrique est imprimée si l'imputation sur le compte du grand livre est gardée en détail.

Ventilation TVA

Sous la deuxième partie vous pouvez enregistrer les montants et leurs ventilations de TVA. Les montants correspondent aux données en bas de la facture.

Via le programme Préparation ventilation document d'achat vous pouvez introduire comment le montant des produits doit être ventilé pour un certain fournisseur.

Total facture

Le montant total de la facture, TVA comprise. Les remises ne sont pas encore déduites. S’il s’agit d’une note de crédit, vous ne pouvez pas introduire des montants négatifs, mais vous l’indiquez sous la rubrique Type!!

Montant net

Le montant total de la facture, hors TVA. La base est diminuée avec les remises et augmentée avec la TVA non-déductible.

TVA déductible

Le montant de la TVA déductible. Cette TVA est automatiquement ventilée au compte du grand livre correct.

TVA immobilière

La TVA sur des travaux en état immobilière. Pour que les deux montants se compensent, vous calculez le montant du cocontractant de TVA et vous l’introduisez une fois comme TVA déductible et une fois comme TVA immobilière.

Intracommunautaire

S’il s’agit d’une transaction avec un membre de l’UE, vous devez calculer le montant de TVA à base du pourcentage de TVA levé dans l’intérieur du pays. Pour que les montants se compensent vous l’enregistrez une fois chez la TVA DEDUCTIBLE et une fois chez ACHATS INTRACOMM. Ces montants se compenseront.

Import > UE

S’il s’agit d’une transaction avec un membre hors de l’UE et vous avez un accord de douane sur le déplacement de TVA, alors vous devez calculer la TVA à base du pourcentage de TVA levée à l’intérieure du pays. Pour que les montants se compensent, vous devez enregistrer une fois chez LA TVA DEDUCTIBLE et une fois chez L’IMPORTATION HORS l’UE.

Si vous n’avez pas d’accord, vous ne devez pas déclarer de TVA.

TVA non-déductible

Sous cette rubrique vous registrez le montant de la TVA non-déductible. La TVA non-déductible n’est PAS automatiquement ventilée à la comptabilité (contrairement à la TVA déductible) et doit encore être ventilée manuellement, comme le MONTANT NET.

Escompte

Le montant (pas de pourcentage) que vous devez payer en cas de paiement au comptant. Si vous n’y introduisez rien, vous pouvez encore indiquer dans le financier (au cas de paiement dans le DELAI ESCOMPTE) que vous avez reçu un escompte. Si vous avez introduit chez le fournisseur un pourcentage ESCOMPTE, le montant calculé y est proposé automatiquement et vous pouvez l’accepter.

Exemption de TVA

Si cette rubrique est active, cela veut dire que vous avez indiqué un fournisseur qui est exempt de TVA. Cela est uniquement fait pour des fournisseurs ayant des problèmes financiers et ne doit temporairement pas demander de la TVA aux clients jusqu’à ce qu’il soit plus compétitif.

Introduisez alors sous la rubrique le montant de TVA que vous ne devez PAS payer.

Voir également Achat véhicule
Voir également Véhicules économes

Type de ligne

Si les montants de la ventilation de TVA sont correctement introduits, le montant net peut être imputé. Pour imputer le montant net, vous pouvez choisir d’introduire les montants dans le journal via les données des véhicules, un n° de compte du grand livre, une fiche de colisage des pièces provisoires ou une fiche de colisage des pièces livrées.

Dans le cas où vous utilisez une comptabilité analytique :

Si vous introduisez un numéro de compte via Type de ligne et il n’est pas encore lié de compte analytique à ce compte, le système vous demande d’introduire ce compte analytique. Si, par contre, le compte analytique a déjà été lié via Préparation ventilation d'achat ceci est automatiquement repris. Les comptes analytiques sont indiqués dans l’aperçu avec la lettre A avant le numéro du compte.

Opel : Via le choix Garantie note de crédit vous pouvez ajouter le numéro du cycle de la garantie. Via le bouton F2 vous pouvez rechercher les numéros de cycle.

Société (multisite étendu)

Ce n’est que le cas pour un achat divers (donc pas lié à un véhicule). Ce champ est vierge par défaut, c.-à-d. un compte d’achat pour le propre site. Ce n’est que quand vous indiquez une société, que Keyloop Eva sait que le montant doit être enregistré sur un compte d’achat d’un autre site et qu’une écriture diverse automatique doit être effectuée. Voir également Paramètres multicompany.

Dans la description en bas, les données suivantes sont automatiquement affichées :

- le site dans lequel vous imputez sur le compte d’achat indiqué

- la référence de la facture du fournisseur

- la description indiquée au niveau du compte (si indiquée)

Bouton Intercompany (Multicompany)

Après avoir cliqué sur ce bouton, le site acheteur obtient un aperçu de toutes les factures reçues des autres sociétés appartenant à l’environnement multicompany. Voir Factures intercompany.

$Image\ENDTOPIC.gif$

Que souhaitez-vous faire ?

$Image\PAGE.gif$ Créer facture ou note de crédit d'achat sous régime particulier

$Image\PAGE.gif$ Créer facture ou note de crédit d'achat sous régime de TVA normale

$Image\PAGE.gif$ Créer facture de reprise sous régime particulier

$Image\PAGE.gif$ Créer facture de reprise sous régime de TVA normale

$Image\PAGE.gif$ Régulariser véhicule d'occasion via note de crédit

$Image\PAGE.gif$ Achat entre localisations

$Image\PAGE.gif$ Lier action comm. aux montants

$Image\PAGE.gif$ Introduire facture avec escompte