Délivrer produits de l'atelier
Vous pouvez utiliser ce programme s’il y a dans votre firme des réceptionnistes, magasiniers, employés de l’atelier qui créent des factures. Le réceptionniste crée un ordre et introduit des produits. Via le programme Délivrer produits, le magasinier peut valider ces produits. A la fin, l’ordre peut être facturé via le programme Préparation des fact d'atelier.
Pour ouvrir la fenêtre Délivrer produits de l'atelier, sélectionnez l'option Facturation magasin suivie de Delivrer des produits (atelier) dans le menu Application.
Rubriques de la fenêtre Délivrer produits de l’atelier
Numéro O.R.
Si la réception a créé un ordre de réparation, vous pouvez introduire son numéro. Si vous ne le savez pas immédiatement, vous pouvez le rechercher via le client ou le numéro d’immatriculation en utilisant la touche de fonction F2.
Sous cette rubrique vous pouvez également ouvrir une facture Pro forma que vous pouvez traiter comme une facture d’atelier normale.
Si vous créez un nouvel ordre de réparation, le système génère un numéro automatique. Vous ne devez donc pas inventer un numéro.
TUYAU: Si vous consultez un ordre via la touche de fonction F2 (vous recevez une liste avec les ordres en suspens), vous pouvez immédiatement consulter l’historique du véhicule via le bouton Fiche APV.
Client
Le nom ou le numéro du client. Il suffit d’introduire les premières lettres du nom. S’il y a plusieurs clients ayant ces lettres au début de leur nom, vous en recevez une liste. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher le client. A droite du champ d’introduction vous voyez un bouton ?. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez consulter les données du client en question (n° téléphone, n° TVA, etc.). Via le bouton Modifier (dans la fenêtre des données du client), vous allez à la fenêtre des données générales du client) où vous pouvez les modifier immédiatement.
Via le bouton Pièces dans la fenêtre des données du client, vous pouvez voir quels produits ont déjà été commandés pour ce client. Vous recevez u aperçu avec:
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n° produit
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n° commande
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statut
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quantité
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n° ordre de réparation
Véhicule
La plaque d’immatriculation du véhicule à réparer. Vous pouvez introduire ce numéro en minuscules ou en majuscules, avec espaces, points,… Le n° est d’abord converti en majuscules sans espaces pour pouvoir le rechercher dans l’info des véhicules.
Si vous n’introduisez qu’une partie du n°, vous recevez une liste des véhicules ayant ces caractères au début de la plaque, chacun avec un numéro d’ordre. Il suffit d’introduire le n° d’ordre pour sélectionner le véhicule souhaité.
En utilisant le bouton SP vous pouvez introduire un ordre sans plaque d’immatriculation. Nous vous déconseillons toutefois cette option, parce que cet ordre n’est pas mis sur la fiche après vente.
Date ordre.
La date de l’ouverture de l’ordre. Cette date peut se trouver dans l’avenir si vous ouvrez des ordres dès le moment que le rendez-vous a été fixé.
Par défaut le système vous propose la date d’aujourd’hui: si vous ouvrez des ordres dès que le client se présente.
La date d’enregistrement se trouve dans le passé: si vous ouvrez les ordres au moment où vous allez facturer les réparations.
Description
Une courte description de l’ordre de réparation ou un code que vous avez crée via le programme Gestion des descriptions O.R. Si vous introduisez le code, le système le change automatiquement en la description correspondante. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher la description souhaitée.
Exemple: révision détaillée, révision générale, première révision, réparations sous garantie. …
La description reste sauvegardée dans la fiche après vente, même si l’ordre n’existe plus en détail.
Si vous ne le trouvez pas importante, vous pouvez passer cette rubrique.
Responsable
Les initiales de la personne qui a assisté le client. Les initiales sont imprimées sur l’ordre de réparation et également sur la fiche après vente si vous l’imprimez sur papier.
Si les initiales sont introduites dans le programme Gestion des employés, le nom (au lieu des initiales) est imprimé sur l’ordre. Si vous ne le trouvez pas important, vous pouvez passer cette rubrique.
Genre client
Si vous avez introduit une valeur par défaut pour le genre de clients via le programme Genres clients, alors ceci est automatiquement introduit. Si vous n’avez pas introduit que la rubrique ne peut être modifiée, vous pouvez encore choisir un autre genre. Via le bouton au triangle vous pouvez choisir par exemple Fleet ou Particulier.
Code-F fixe
Un ordre avec un code F ou P fixe est par exemple un ordre avec uniquement des travaux en garantie, la préparation du véhicule avant la vente.
Si vous travaillez avec un code F ou P, vous ne devez jamais introduire ‘Code de la ligne’ lors de l’introduction des lignes de l’ordre. Ce code est toutefois automatiquement le code F ou P fixe.
Si vous travaillez avec des codes F et P fixes, vous ne pouvez pas utiliser un code profit, à moins que vous ne mettiez la rubrique Code F sur Non.
Les codes frais et profits sont gérés via le programme Codes FP.
La valeur par défaut du code frais sera ‘à charge du client’. Il est également possible de sélectionner un code spécifique ou de mettre cette rubrique sur Non. Voir également Liste de choix imprimer codes FP, dans le programme Paramètres de la facturation.
Non: Pour chaque ligne de l’ordre on vous demande ‘code de la ligne’
A charge du client: chaque ligne que vous introduisez est externe et doit alors être payée par le client. De cette manière vous éviter de chaque fois devoir appuyer Enter sur la rubrique ‘code de la ligne’.
Code spécifique: chaque ligne que vous introduisez est interne ou en garantie et a un code frais ou profit à choisir de la liste des codes de frais.
Date planning
La date de planning, à titre d'information.
Kilométrage
Le kilométrage du véhicule. Si le kilométrage est plus petit que le kilométrage précédent, vous en recevez un message.
Vous pouvez encore modifier ou introduire le kilométrage au moment où vous ouvrez de nouveau l’ordre.
Ajouter ligne:
Cette rubrique vous permet de choisir une option de la liste de choix. Voir Préparation des fact. d'atelier
Total
Le montant total de la facture d’atelier.
Boutons
Voir Fonctions boutons facturation
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