Données fournisseurs - Général
La fenêtre Gestion des fournisseurs regroupe 4 onglets :
Rubriques dans l'onglet Général
Nom 2ième ligne
Si le Nom est p.ex. une société, vous pouvez utiliser
la rubrique Nom 2' ligne pour introduire le nom de la personne à qui les
documents doivent être envoyés. Vous pouvez également utiliser cette rubrique
si le nom est trop long pour la rubrique Nom. Le contenu de la rubrique
Nom 2’ ligne est imprimé sur toutes les lettres, etc.
Le maximum de caractères est 28.
Appellatif
Sous cette rubrique vous pouvez introduire les nom appellatifs
M., Mme, … ou les raisons sociales SPRL, SA, etc. Cette donnée est automatiquement
imprimée sur chaque document (lettres, virements, etc.) avant la rubrique
Nom, suivie d’une espace.
Nous vous conseillons de remplir cette rubrique afin d’imprimer convenablement
une adresse. Un appellatif correct est toujours apprécié.
Le nombre de caractères maximum est 8.
Rue + N°/ Boîte
Sous cette rubrique vous introduisez la rue, le n° et éventuellement la boîte postale + numéro. Il peut être nécessaire d’utiliser des abréviations.
Code postal
Pour les codes postaux belges, luxembourgeois, allemands ou français vous introduisez le code officiel en chiffres. Si le code a été introduit dans le programme Codes postaux, la localité apparaît automatiquement sous la rubrique suivante ‘Localité’.
Si vous ne connaissez pas le code postal, vous pouvez le rechercher via la touche de fonction F2 ou bien vous pouvez introduire les premières lettres de la localité sous la rubrique ‘Localité’. Dans le deuxième cas, vous recevez une liste des localités commençantes par ces lettres + les codes postaux correspondants. Si vous sélectionnez alors la ligne souhaitée, le code postal et la localité sont introduits automatiquement.
Pour les fournisseurs étrangers des autres pays vous introduisez le code postal comme suit : Code du pays (max. 2 caractères) et le code postal, séparés par un trait d’union. Vous devez introduire la localité manuellement.
Localité
Si vous avez introduit un code postal belge, luxembourgeois,
allemand ou français correct, le programme introduit automatiquement la
localité correspondante à condition que le pays soit encodé (sans = propre
pays, B ou L)
Si vous n’avez pas introduit de code ou si vous avez introduit un code
pour un autre pays, vous pouvez remplir la rubrique ‘localité’ manuellement.
Code pays
Cette rubrique est automatiquement remplie de ‘Belgique’ (ou 'Luxembourg' pour les garages luxembourgeois). Vous devez la remplir vous-même si vous avez introduit un code postal étranger ou si vous n’avez pas introduit de code. Vous retrouvez les codes dans le programme Codes pays. Ce sont les codes officiels qui se trouvent sur les véhicules.
Code langue
Il s’agit de la langue de votre fournisseur.
Vous pouvez en introduire une valeur par défaut dans le programme Valeurs par défaut fournisseurs.
Code monét.
Si vous avez des fournisseurs qui dressent leurs factures dans des unités étrangères, vous introduisez sous cette rubrique le code monétaire officiel de ce fournisseur (EUR, £, …). De cette manière, la conversion à la monnaie de votre comptabilité est automatiquement faite dans le programme où les factures d’achat sont introduites.
Ventilation
Sous cette rubrique vous pouvez introduire le compte d’achat sur lequel les montants nets des factures entrants du fournisseur sont imputés. Lors de l'imputation de la facture d’achat, ce compte sera automatiquement proposé. Vous avez quand même toujours la possibilité de choisir un autre compte !
N° TVA
Le numéro de TVA consiste en 10 chiffres. (11 pour le Luxembourg).
A l’introduction du numéro de TVA des fournisseurs belges, le n° est contrôlé sur validité. (pas pour le Luxembourg).
Introduisez le numéro sans points.
Cette rubrique n’est pas obligatoire, même pas si vous connaissez le numéro de TVA du fournisseur. Il n’y a aucune obligation de garder une liste de TVA pour les fournisseurs.
Si vous ne connaissez pas (encore) le n° de TVA, mais vous souhaitez l’introduire plus tard, vous introduisez 10 zéros ou 11 pour le Luxembourg.
Vous pouvez introduire un numéro de TVA pour un pays qui ne correspond pas à celui encodé dans le code pays. Encodez dans ce cas un code de pays devant le numéro de TVA. Si celui-ci diffère du pays dans lequel le fournisseur est domicilié, ce numéro de TVA est considéré comme un numéro de TVA venant de ce pays encodé.
Bouton Contrôle via Vies
L’U.E. a un service web qui permet de contrôler le numéro de TVA. Vous pouvez utiliser ce service via ce bouton.
Vous recevrez le résultat dans un autre écran.
Proposition dans 5.1
Cette option n’est disponible que si le pays du fournisseur correspond au pays de votre concession (uniquement fournisseurs belges en Belgique, uniquement fournisseurs luxembourgeois au Luxembourg).
Vous pouvez choisir entre Pas de proposition et Société intérieure. Si vous choisissez la dernière option, le montant net et la TVA déductible seront calculés automatiquement après introduction du montant brut pour ce fournisseur.
Message dans 5.1 si IBAN pas encodé
Ce champ est coché par défaut. Décochez cette case si vous ne souhaitez pas recevoir de message que l'IBAN n'a pas été encodé lorsque vous inscrivez une facture d'achat pour ce fournisseur.
Téléphone –1-
Nous vous conseillons d’introduire les numéros de téléphone avec points et/ou espaces afin de pouvoir facilement lire le numéro. Si vous êtes conséquent, vous pouvez utiliser le n° de téléphone comme critère de recherche. Le numéro peut prendre 18 positions.
Exemple :
09.231 87 31 est plus clair que 092318731
Vous pouvez introduire deux numéros de téléphone pour
le fournisseur.
N° de téléphone normal et le n° de son GSM.
GSM
Le numéro de téléphone du GSM du fournisseur.
Fax
Vous avez 18 positions pour introduire un numéro de fax.
L’adresse e-mail du fournisseur. Si une adresse est introduite sous cette rubrique, vous pouvez envoyer un e-mail à ce fournisseur en cliquant sur le bouton Mail...
Remarque
Vous pouvez encoder une remarque utile concernant le fournisseur. Cette remarque est également montrée lorsqu'on demande un fournisseur dans un certain programme (par exemple Introduction documents d'achats).
Fax
Vous avez 18 positions pour introduire un numéro de fax.
Votre code client
Votre numéro de client dans la comptabilité du fournisseur. Ce numéro sera imprimé sur les virements pour ce fournisseur.
Compte banc.
Sous cette rubrique vous introduisez le n° du compte bancaire du fournisseur. Ce numéro est utilisé lors de la création des ordres de paiements. Le numéro doit être introduit sans espaces et sans points avec au maximum 12 positions. Après l’introduction du numéro, le ‘11-test’ est fait pour vérifier si le n° peut exister (ceci n’est pas fait pour le Luxembourg).
IBAN/ BIC
Un numéro de compte international est constitué de 2 parties: IBAN et BIC. Le code IBAN est le numéro de compte et le BIC identifie la banque.
A partir du 1 janvier 2011, IBAN et BIC sera obligatoire pour les opérations bancaires et les virements. Dès cette date, l'ancien champ par rapport au numéro de compte ne sera plus visible dans cette fenêtre. Au chargement des versions depuis 2009, une conversion automatique s'effectue. Tant que vous avez encore la possibilité de saisir un numéro de compte et que vous n'êtes pas obligé de remplir IBAN et BIC, il se peut qu'il y ait des fournisseurs ayant un numéro de compte et pas d'IBAN/BIC. Vous pouvez effectuer la conversion encore une fois manuellement par le point de menu 6.12 Conversion IBAN/BIC.
Bouton IBAN
En cliquant sur ce bouton, une page internet s’ouvre à l’aide de laquelle vous pouvez calculer IBAN et BIC pour un numéro de compte.
Compte courant
Vous avez la possibilité d’introduire le numéro du compte de la firme liée. Par exemple une facture pour un département de votre firme. La facture sera imputée sur le compte que vous introduisez sous cette rubrique.
Via la fenêtre de recherche vous recevez un aperçu duquel vous sélectionnez le n° de compte souhaité.
Multi-firme: Vous devez introduire un compte courant pour chaque firme. De cette manière, la facture de vente ou d’achat est immédiatement contre-passée envers ce compte courant.
Paiement via domiciliation
Si coché, ce fournisseur n’est pas repris dans l’échéancier rédigé dans Edition de l’échéancier.
Escompte
Si le fournisseur vous permet un escompte (pour paiement au comptant), vous pouvez introduire le pourcentage de l’escompte.
Délai escompte
Si la rubrique précédente est introduite, vous pouvez indiquer pendant quel délai (nombre de jours) l’escompte est valable.
Délai de paiement
C’est le délai, accordé par le fournisseur, durant lequel vous devez payer. Dès le moment de la facturation, le programme tiendra compte de ce délai.
Exemple:
La facture est dressée le 4 janvier
Délai de paiement:
14J = vous devez payer la facture avant le 18 janvier (dans
les 14 jours);
1M = vous devez payer la facture avant le 4 février (dans 1
mois);
14 JFM = vous devez payer la facture avant le 14 février (14 jours
depuis la fin du mois);
1MFM = vous devez payer avant le 1 mars (1 mois depuis la fin du mois).
Avec Enter vous indiquez que vous
n’avez pas de crédit et que vous devez toujours payer au comptant.
Exempt de TVA
Vous pouvez indiquer si le fournisseur est exempt de TVA ou pas. Vous pouvez en introduire des valeurs par défaut dans le programme Valeurs par défaut fournisseurs.
-
Lors de la création d’un fournisseur étranger, vous devez toujours mettre cette rubrique sur ‘Non’, pour n’importe quel fournisseur!
-
Oui: Vous êtes exonéré pour ce fournisseur. Rien n’est mis sur la déclaration TVA. Cette situation est rare. Vous choisissez cette option pour les fournisseurs belges qui ne doivent pas payer de la TVA.
-
Sur journal d’exemption de la TVA. Les montants ne sont pas mis sur la déclaration TVA, mais peuvent être imprimés via le programme Journal exemption TVA. Ceci peut être utile en cas de discussion.
-
Unité TVA : Si vous sélectionnez ‘Unité TVA’, les champs TVA seront désactivés dans le programme d’achat (5.1) pour ce fournisseur de sorte que vous ne pouvez pas ajouter de la TVA. La facture d’achat est affectée à la case 81 ou 82 ou 83 de la déclaration TVA en fonction du compte utilisé. Voir Paramètres unité TVA.
Registre du comm.
Le n° du registre du commerce du fournisseur.
Catégorie
La catégorie du fournisseur détermine le compte sur lequel l’achat sera imputé. Le compte d’achat est déterminé par (au moins) deux facteurs: ce que vous achetez (type de produit) et de qui vous l’achetez (catégorie).
Vous pouvez introduire une valeur par défaut.
Via le programme Gestion des catégories vous pouvez gérer les catégories des fournisseurs.
Vous pouvez gérer la ventilation au compte du grand livre correcte via le programme Ventilation automatique.
Société de Factoring
Sous cette rubrique vous introduisez le nom de la firme qui s’occupe des paiements des clients.
Vous indiquez alors si le fournisseur doit être payé
via une société factoring ou pas.
Vous pouvez choisir Oui ou Non en cliquant sur la flèche droite.
Si vous avez indiqué que le fournisseur n’utilise pas de factoring, vous
avez fini de remplir les données après que vous avez rempli le premier
onglet.
Que souhaitez-vous faire ?
