Aperçu planning

Ce programme permet à la réceptionniste de planifier l’entretien d’un véhicule pendant que le client est au téléphone.

Pour ouvrir la fenêtre Aperçu planning, sélectionnez l'option Réception - Occupation d'atelier suivie d'Introduction planning dans le menu Application.

La fenêtre Aperçu planning vous montre à gauche en haut de la fenêtre le numéro de la semaine et du jour et à droite le calendrier pour deux mois : le mois actuel et le prochain mois.

Rubriques de la fenêtre Aperçu planning

Localisation

Si vous disposez de plusieurs localisations, vous pouvez créer un planning par localisation. Pour chaque localisation pour laquelle un magasin a été lié dans le programme Gestion utilisateurs (pour l’utilisateur connecté), l’utilisateur peut adapter le planning. La facturation des ordres d’atelier se fait uniquement dans la localisation à laquelle ils appartiennent, même s’ils ont été créés depuis une autre localisation. Un message d’erreur apparaît à l’écran si l’utilisateur appartient à une autre localisation : Erreur – utilisateur est lié à une autre localisation.

Équipe

Si vous avez activé le module Equipe dans 10.29 Modules divers, vous pouvez gérer le planning pour chaque équipe (après que vous avez connecté de nouveau).

TUYAU: Si ce champ est rempli par défaut, cela veut dire que vous avez activé le paramètre dans 7.30.2.26 Gestion écran - équipe.

Semaine

Le numéro de la semaine pour laquelle vous allez introduire le planning. Par défaut cette rubrique se trouve sur la semaine courante.

Jour

Le numéro et la description du jour pour lequel vous allez introduire le planning. Chaque fois que vous indiquez un jour sur le calendrier, ce numéro change.

Disponible

Le total des heures de tous les employés qui sont disponibles ce jour. Ceci correspond à 'Planifié' + 'Reste' + 'Réserve'.

Planifié

Le nombre d'heures déjà planifiées.

Reste

Le nombre d’heures qui n'ont pas encore été planifiées (donc les heures restantes qui sont disponibles)

Réserve

Le nombre d’heures réservées pour des travaux inattendus.

Champ de texte

Chaque jour, vous pouvez introduire une remarque p.ex. Etienne est malade.
Cette remarque peut être utile afin de transmettre de l’information dans le garage de manière rapide et efficace.

Certains utilisateurs peuvent visualiser le planning de plusieurs firmes et/ou localisations. Le fonctionnement est alors le suivant :

• Lorsque l’utilisateur ne sélectionne qu’une seule firme et localisation, sa remarque est montrée et elle peut également être introduite ou modifiée.

• Lorsque l’utilisateur sélectionne plusieurs firmes et/ou localisations, leurs remarques sont tous montrées, l’une après l’autre, mais l'utilisateur ne peut pas les modifier ni en créer une nouvelle (champ d’encodage est gris).

Calendrier

Dans le calendrier, la couleur du jour est une indication des heures disponibles:

Vert : il y a encore des heures disponibles

Orange : il n'y a que des heures disponibles en réserve

Rouge : ce jour est planifié entièrement, est surplanifié ou est un jour férié

Bleu : ce jour est un jour férié

Noir : ce jour est bloqué (via le bouton Bloquer jour. (jour pas sélectionné)

Blanc sur fond brun : ce jour est bloqué (via le bouton Bloquer jour. (jour sélectionné)

Remarque: Si vous cliquez sur la flèche, le champ calendrier se déplace 1 mois.

Si vous cliquez dans la barre de défilement, le champ calendrier se déplace 1 an.

Bloquer jour

Vous pouvez bloquer un jour dans le planning. On ne peut pas enregistrer des rendez-vous dans un jour bloqué. Pour (dé)bloquer un jour, vous sélectionnez le jour dans le calendrier Ouvriers et cliquez ensuite sur le bouton Bloquer jour.

Colonne Entré

A cocher lorsque le véhicule est entré au garage.

On reçoit une infobulle (tooltip) lorsqu’on passe sur cette case avec la souris. On y reprend le moment de création de la ligne de planning et par qui. On y reprend également les informations suivantes avec mention du temps et de l’utilisateur :

• VEHICULE ENTRE

• FIN DES TRAVAUX

• VEHICULE REPRIS

De plus, la case reçoit une couleur.

•  Blanc  : La ligne a été créée, mais aucun O.R. y a été lié.

•  Rouge  : Un O.R. a été lié à la ligne. On peut cocher la case ‘Entré’.

•  Orange  : Les travaux sont terminés. La case ‘Fin tr.’ a été cochée.

•  Bleu  : Le véhicule est sorti du garage, mais peut encore revenir ou est déjà revenu. On peut recocher cette case si elle est vide.

•  Vert  : Le véhicule est sorti du garage et ne reviendra plus. On ne peut plus cocher cette case.

Onglets:

• Planning aperçu

• Aperçu véhicule de remplacement

Voir Fonctions dans l'onglet Planning aperçu.

Boutons de la fenêtre Aperçu planning

• Introduction planning

• Modifier ligne

  Via ce bouton vous pouvez modifier des travaux planifiés.

• Supprimer ligne

  Via ce bouton vous pouvez modifier un travail planifié.

• Ouvrir un OR

  Via ce bouton vous pouvez attribuer un ordre existant ou un ordre nouveau à un travail planifié. Vous pouvez ouvrir l’ordre plus tard via le programme Préparation des ordres d'atelier. Sur cet ordre les travaux sont créés comme intervention.

  Renault: Si vous ouvrez un ordre avec une date de planning plus récente que la date de livraison du véhicule, vous en recevez un message. Après le message, vous recevez un écran dans lequel vous pouvez modifier la date de livraison.

  ERREUR – Veuillez attribuer un véhicule de remplacement existant:

  Si la ligne de planning n’est pas encore liée à un véhicule de remplacement spécifique, mais à un véhicule de remplacement "A attribuer", ce message bloquant apparaît. Vous avez 2 possibilités :

  1. Vous supprimez la réservation du véhicule de remplacement "A accorder".

  2. Vous réservez le véhicule avec plaque d’immatriculation xxx
     Vous avez ensuite la possibilité de transmettre les données du véhicule de remplacement à l’ordre existant à l’aide de l’écran Lignes à compléter sur l’ordre de réparation.

  Chaque fois que vous enregistrez le véhicule de remplacement, cela a un effet sur la ligne concernant le véhicule de remplacement sur l’ordre. Quand vous modifiez le code de frais pour le véhicule de remplacement, le code de frais sur l’ordre sera également modifié. Le contraire ne vaut pas. Quand vous modifiez le code de frais de l’ordre, cela n’a pas d’effet sur le code de frais dans le planning.

• Gest. n° de reg.

  Quand l’ordre est facturé et le client viendra chercher son véhicule plus tard, vous devez retirer manuellement le véhicule du registre. Par ce bouton, vous passez immédiatement à l’écran Gestion n° du registre où vous pouvez retirer le véhicule du registre.
  Voir Registre des garagistes Bouton Gestion.

• Ordres wiAdvisor à planifierAvec ce bouton l’utilisateur peut demander un aperçu du planning dans wiAdvisor.
  Vous pouvez ensuite encore modifier le nombre d’heures proposés. (wiAdvisor voor FIAT)

• Paramètres

• Statut SMS

  Via ce bouton, vous pouvez ouvrir une liste détaillée de tous les SMS qui ont été envoyés depuis la société/localisation sélectionnée. Voir Statut SMS.

• Supprimer lien ordre

  Par ce bouton vous pouvez rompre le lien entre la ligne de planning sélectionnée et l'ordre lié. L'ordre et la ligne de planning ne sont pas supprimés et vous pouvez les lier à nouveau à une autre ligne de planning/ un autre ordre.

• Mobile App

  Ce bouton devient rouge dès qu’une demande de planning est entrée de l’app mobile. Via ce bouton l’utilisateur Keyloop Eva reçoit un aperçu de toutes les demandes de planning entrées.

 

Quand vous rompez le lien pour une ligne de planning dont l'ordre se trouve dans le registre des garagistes, l'ordre figure toujours dans le registre. Si vous avez sélectionné un mauvais ordre et que vous aviez déjà enregistré le véhicule dans le registre, vous feriez mieux de rayer le véhicule du registre avant de rompre le lien, sinon le véhicule reste dans le registre avec comme dossier le mauvais numéro d'ordre.

Que souhaitez-vous faire ?

 Planifier un rendez-vous

 Ouvrir un OR pour travaux planifiés

 Supprimer ligne du planning

 Lire/ modifier données carte clef par planning (Renault)