Traiter facture d'achat véhicules (Renault/Citroën)

Renault : Via ce programme vous pouvez imputer automatiquement les factures et les notes de crédit de Renault Belgique Luxembourg. Les montants sont ventilés à base des configurations de la ventilation automatique.

Voir également Traiter facture d'achat produits et Traiter facture d'achat divers/ notes de crédit AC.

Lien avec un progiciel de carrosserie externe : Via ce programme vous pouvez imputer automatiquement les factures et les notes de crédit venant d'un progiciel de carrosserie externe. Les montants sont ventilés à base des configurations de la ventilation automatique.

Pour ouvrir la fenêtre Traiter facture d'achat véhicules, sélectionnez l'option Achats suivie de Traitement facture d'achat véhicules dans le menu Application.

Renault :

Ce qui doit être fait avant de traiter les factures via ce programme:

Le fichier est transféré du PC client au serveur DMS via Démarrage de la communication
Le fichier est transformé en un format lisible pour le DMS par le programme Traitement des fichiers reçus. A la fin du traitement, un aperçu est imprimé des factures préparées avec le Numéro de la facture fournisseur, Date, N° de châssis, Remarque (avec le montant de la facture).
Si dans Keyloop Eva il n’existe pas de véhicule ayant le numéro de châssis en question, ceci est mentionné sur la liste.
Lors de la lecture il est contrôlé s’il y a déjà une facture d’achat ayant ce numéro et la même date. Dans ce cas, la facture n’est pas ajoutée à la liste des factures à traiter. La liste indique ‘Déjà introduit’ (et pas encore traité) ou ‘Déjà traité avec le numéro xxxx".
Paramétrage initial
- Le fichier se trouve sur le PC client sur lequel Procom est installé dans le répertoire partagé c:\DCS-REPOSITORY\IN
- Le fichier s’appelle ‘dealercode’.ACC.FVN.*
  Le code concessionnaire peut être retrouvé dans le programme Paramètres DMS-DCS, rubrique Code concessionnaire.
- Définissez des comptes dans Gestion des comptes du grand livre pour:
- - - Achat véhicules (ex. 6041100)
    - Actions commerciales: importateur, promotion, fleet (ex. 6081103)
    - Préparation VN (ex. 6031101)
    - Frais de recyclage
Si vous travaillez avec le rapport de transaction, n’oubliez pas d’indiquer la position sur le rapport dans la rubrique TRANSACTION.
- Définissez les codes comptables pour véhicules, actions commerciales, préparation VN et prime de recyclage dans le programme Codes comptables.
- Introduisez le numéro de compte sur lequel le montant de l’achat doit être ventilé via Ventilation automatique, ‘gestion achat’ par département, code comptable (= genre de produit, revenu) et la catégorie du fournisseur.
- Définissez par code comptable du véhicule ce qui est le code comptable des rubriques achat, action commerciale, recyclage et préparation VN dans Liaison nature véhicule.
- Le fournisseur et le journal doivent être introduits par localisation dans Traitement facture d’achat véhicule, "liaison fournisseurs".
- Faites attention à ce que la rubrique REVENU (= code comptable) soit introduite pour chaque véhicule que vous achetez sur l’écran 3 de l'info véhicule. Si ceci n’est pas fait, les montants de la facture ne peuvent pas être ventilés automatiquement et la facture ne peut donc pas être introduite. Vous pouvez par contre la traiter individuellement, mais sans ventilation automatique.
- Faites attention à ce que les actions commerciales utilisées (code, description, type) soient définies dans le programme Actions commerciales, ‘action commerciale’.

Conséquences de l’imputation automatique:

Dans le programme Info véhicule, écran 5 vous pouvez voir le résultat de la facture imputé: prix d’achat et restitutions sont modifiés.
Par conséquent de l’introduction automatique des actions commerciales, les actions commerciales sont montrées dans le programme Préparation factures véhicules et celles-ci reçoivent immédiatement le statut PROV dans le programme Actions commerciales.

Lien avec un progiciel de carrosserie externe :

Le progiciel de carrosserie externe doit générer un fichier CSV-file avec les factures de carrosserie créées depuis le dernier transfert. Ce fichier doit être sauvegarde dans un répertoire accessible pour le serveur DMS. Nom du fichier : CARR_jjmmaaaa_xx.csv où

CARR est une description fixe
jjmmaaaa représente la date à laquelle le fichier a été créé
xx set un numéro (à partir de 01), pour que le nom du fichier soit unique

Onglets :

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Que souhaitez-vous faire ?

$Image\PAGE.gif$ Lier fournisseurs pour traitement fact. D’ach. VN

$Image\PAGE.gif$ Lier code comptable pour montants extra

$Image\PAGE.gif$ Traiter fichier facture d'achat VN

$Image\PAGE.gif$ Imprimer rapport comptable VN