Planning
- Planning Aperçu
La fenêtre Introduire planning regroupe 2 onglets :
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Planning aperçu
Onglet Planning Aperçu
Au garage
A la réception on peut indiquer quand un client a entré son véhicule pour faire exécuter un travail. Tant que l’ordre n’est pas encore facturé, vous pouvez à nouveau cocher la case ‘Au garage’ dépendant du paramétrage de votre choix (gérés dans les paramètres du registre des garagistes). Si vous confirmez, la première colonne est cochée est le véhicule est introduit dans le registre des garagistes avec la date d’aujourd’hui comme date d’enregistrement (si vous travaillez avec le registre des garagistes et le paramètre ‘registre via planning’ est coché). Cette date est également introduit sur l'OR lié, sous la rubrique ‘Entrée véh.’ et ne peut pas être modifiée. Quand vous créez un nouveau planning et le liez au même ordre, ce planning reçoit également le v dans la rubrique au garage.
Lorsque le véhicule quitte le garage et que vous souhaitez rayer le véhicule du registre, vous pouvez décochez l'option 'Au gar.' Vous pouvez également passer au programme Registre des garagistes à l’aide du bouton Gest. n° de reg.
TUYAU: Si vous travaillez avec le registre des garagistes et le planning, nous vous conseillons de cocher le paramètre ‘registre via planning’ parce qu’autrement le système utilisez la date de l’OR au lieu de la date d’entrée du véhicule. Cette dernière date est bien sûr plus correcte.
Attend
Ici vous pouvez indiquer si le client attend jusqu’à ce que le véhicule soit prêt ou pas.
Cette rubrique est liée à la rubrique ‘Attend’ dans la fenêtre où vous avez introduit le planning.
Vous ne pouvez cocher ces 2 rubriques
ci-dessus que si vous avez déjà créé un ordre pour ce planning (bouton
Ouvrir OR).
Stock
Cette rubrique vous permet de contrôler les produits à valider ou en retard.
Blanc= l’ordre n’est pas encore créé pour ce planning, ou il est crée, mais il n'y a pas de produits dessus. Dans ce dernier cas la case pour les heures n'est pas blanche.
Jaune= il y a un ordre avec un produit qui doit encore être validé.
Vert= tous les produits sont en stock et sont validés.
Rouge = il y a encore des produits sur l’ordre qui ne se trouvent pas en stock (en retard, pas commandés,...) Le paramètre ‘autorisation stock négative’ dans Données générales doit se trouver sur NON.
Gris = l’ordre est facturé et donc fini.
La couleur n’est que déterminée au
moment où vous cliquez sur le bouton Mise
à jour avec lequel le système contrôle le statut des produits sur
les ordres de réparation planifiés.
TUYAU: Si vous passez la flèche de votre souris sur les cercles, vous voyez l’explication de la couleur courante sur l’écran.
Heures
Dans cette colonne vous pouvez voir si les travaux sont déjà commencés ou pas.
Blanc : l’ordre de ce planning n’est pas encore créé.
Rouge: les travaux de l’ordre ne sont pas encore commencés (il n’y a pas encore des heures pointés pour l’ordre).
Jaune/orange: les travaux de l’ordre sont commencés (il y a des heures pointées pour cet ordre).
Vert: les travaux de l’ordre sont arrêtés (parce-que c’est fini ou parce-que l'employé prend une pause!) Vous pouvez facturer l’ordre uniquement si la case est verte. Faites attention à ce que les travaux soient bien terminés et qu’il ne s’agisse pas d’une pause!
Gris : l’ordre est facturé et donc fini.
TUYAU: Si vous passez la flèche de votre souris sur les cercles, vous voyez l’explication de la couleur courante sur l’écran.
Quand/ Entrée véhicule
Le début du premier travail de planning.
En cas de réceptionniste: L’heure à laquelle le véhicule est entré dans le garage. S’il y a un astérisque à côté de l’heure, cela signifie que le véhicule est entré dans le garage un ou plusieurs jours d’avance.
Employé
Les initiales de l'employé qui fera le travail.
Si vous souhaitez lier un employé à un ordre, vous recevez dans l’aperçu des employés par défaut (le département se trouve par défaut sur ‘atelier’) uniquement les employés liés (via Gestion des employés) à la localisation introduite en haut de l’écran ‘Aperçu planning‘ (c’est à dire la localisation de l’utilisateur) et les employés qui ont la case ‘atelier’ cochée.
Vous recevez un aperçu de tous les employés (c’est à dire également ceux des autres localisations et ceux pour lesquels la case ‘atelier’ n’est pas cochée) si vous choisissez ‘Tous’ dans la case Département.
Heures disponibles ’H.mm’ pour ‘nom ouvrier’ ont été excédées. Souhaitez-vous attribuer un planning à l'employé?
Si vous sélectionnez un employé pour une période hors des heures disponibles, introduites dans Heures disponibles, vous recevez ce message d’erreur et vous pouvez décider de continuer ou pas.
Si vous choisissez ‘Oui’, les heures sont planifiées pour l'employé, mais dans les heures disponibles. Si vous souhaitez que les travaux soient finis ce jour là, vous devez manuellement modifier l’heure de fin du travail. Si vous répondez ‘non’, le planning est annulé.
Si vous sélectionnez un employé d’une autre localisation et vous le sauvegardez, vous recevez le message: L'employé est lié à une autre localisation
Erreur: l'employé est déjà réservé pour cette date pour la localisation x:
Si l'employé en question a déjà été réservé pour un autre travail dans une autre localisation, vous en recevez un message et vous ne pouvez pas le sélectionner.
Dans la colonne de l'employé (Empl) vous voyez également une indication de la localisation si ceci n’est pas identique à celle introduite en haut de l’écran.
Description
Une courte description du travail précédé par le code planning.
Durée
La durée planifiée du travail en décimales
Prêt
L’heure sur lequel le travail doit être fini.
L’heure a été convertie d’heures
et minutes en centièmes d’une heure.
Client
Le numéro et le nom du client pour lequel le travail est planifié.
Pl. d’imm.
La plaque d’immatriculation du véhicule. En plaçant la flèche de la souris sur la plaque d'immatriculation d'une ligne de planning, la marque et le modèle du véhicule est affiché dans une info-bulle.
N° ordre
Le numéro de l’ordre sur lequel le travail est introduit.
Retirer v.
L’heure à laquelle le client vient retirer son véhicule
Fin trav.
Cette case à cocher sert à indiquer si tous les travaux de la ligne planifiée ont été finis. De cette manière vous pouvez voir si le client peut venir et que la facture peut être facturée.
En fonction des paramètres 12.37.1 Gestion SMS, champ « SMS autom. », un SMS est envoyé automatiquement quand le réceptionniste indique que le véhicule est prêt.
V. rempl.
Le véhicule de remplacement réservé ou non pour le client.
Blanc : Pas de véhicule de remplacement
Jaune : Véhicule de remplacement sans plaque d’immatriculation (à attribuer)
Vert : Véhicule de remplacement avec plaque d’immatriculation qui se trouve au garage
Rouge : Véhicule de remplacement avec plaque d’immatriculation qui n’est pas au garage
Les différents statuts des véhicules de remplacement
changent lorsque vous cliquez sur le bouton MAINT. dans l’écran Attribuer
véhicule de remplacement.
Si vous double cliquez sur la petite boule du véhicule de remplacement,
vous passez immédiatement à l’écran susmentionné.
TUYAU: Si vous placez la souris sur la boule, la plaque d’immatriculation du véhicule de remplacement réservé est affichée à l’écran.
Equipe
Si vous ne sélectionnez pas d’équipe dans l’aperçu général du planning, vous pouvez voir TOUS les rendez-vous.
Dans la dernière colonne, EQUIPE, vous pouvez voir quels rendez-vous sont liés ou non à une équipe.
Responsable/ Réceptionniste
Les initiales de celui qui a aidé le client. Si vous utilisez le planning des réceptionnistes, les initiales des réceptionnistes (entrée/ sortie) sont affichées sur l’aperçu du planning, au lieu du responsable qui a créé la ligne de planning.
Contact
Si ce champ est coché, cela signifie que vous pouvez contacter le client par la suite, par ex. pour une enquête sur la qualité.
SB/CS
Vous pouvez cocher cette colonne seulement si un ordre a été créé. Sinon le petit cadre est en gris.
L’adresse e-mail du client est reprise dans l’aperçu du planning dans la dernière colonne.
Que souhaitez-vous faire ?
