Préparer les factures carrosserie
TUYAU: La création d’une facture est toujours faite en deux étapes. D’abord vous devez introduire les données dans l’en-tête et puis vous pouvez ajouter des lignes de détail.
Vous avez les possibilités suivantes:
Ouverture sur client ou plaque d’immatriculation, sur numéro OR, code pour description générale des travaux, responsable, date, kilométrage et éventuellement pour qui la facture est destinée.
Vous pouvez introduire quelques lignes de texte pour indiquer ce que doit être fait au véhicule. Vous avez la possibilité de le faire imprimer plus tard sur la facture.
Vous pouvez également utiliser des textes de flatrates et d’introduire un ou plusieurs textes automatiques.
Pour ouvrir la fenêtre Préparer les factures carrosserie, sélectionnez l'option Facturation carrosserie suivie de Préparation des factures dans le menu Application.
Rubriques dans l’en-tête de la fenêtre Préparer les factures carrosserie
Date de la facture
Par défaut c’est la date du jour, à moins que vous ne facturiez pour un autre jour. Introduisez dans ce cas la date selon le modèle JJMMAAAA.
Numéro O.R.
Si la réception a créé un ordre de réparation, vous pouvez introduire son numéro. Si vous ne le savez pas immédiatement, vous pouvez le rechercher via le client ou le numéro d’immatriculation en utilisant la touche de fonction F2.
Sous cette rubrique vous pouvez également ouvrir une facture Pro forma que vous pouvez traiter comme une facture d’atelier normale.
Si vous créez un nouvel ordre de réparation, le système génère un numéro automatique. Vous ne devez donc pas inventer un numéro.
Chauffeur
Le nom ou le numéro du chauffeur. Il suffit d’introduire les premières lettres du nom. S’il y a plusieurs clients ayant ces lettres au début de leur nom, vous en recevez une liste. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher le client. A droite du champ d’introduction vous voyez un bouton ?. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez consulter des données du client en question (n° téléphone, n°TVA, etc.). D’ici vous pouvez directement envoyer un mail ou SMS au client en question en cliquant sur le bouton ‘Mail/SMS ’.
Via le bouton Modifier (dans la fenêtre des données du client) vous passez à la fenêtre des données générales du client) où vous pouvez immédiatement les modifier.
Via le bouton Pièces dans la fenêtre des données du client, vous pouvez voir quels produits ont déjà été commandés pour ce client. Vous recevez un aperçu affichant:
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n° produit
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n° commande
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statut
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quantité
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n° ordre de réparation
TUYAU: Quand vous consultez les ordres en suspens pour un client/ véhicule via F2, vous voyez uniquement un aperçu des ordres créés pour la localisation égale à celle de l’utilisateur connecté. Vous ne voyez donc pas les ordres qui ont été créés dans les autres localisations!
Client (Facture)
Le client qui a été encodé utilisant le bouton 'Facturer à'. Si rien n'a été encodé, le nom du chauffeur.
Véhicule
La plaque d’immatriculation du véhicule à réparer. Vous pouvez introduire ce numéro en minuscules ou en majuscules, avec espaces, points,… Le n° est d’abord converti en majuscules sans espaces pour pouvoir le rechercher dans l’info des véhicules.
Si vous n’introduisez qu’une partie du n°, vous recevez une liste des véhicules ayant ces caractères au début de la plaque, chacun avec un numéro d’ordre. Il suffit d’introduire le n° d’ordre pour sélectionner le véhicule souhaité.
En utilisant le bouton SP vous pouvez introduire un ordre sans plaque d’immatriculation. Nous vous déconseillons toutefois cette option, parce que cet ordre n’est pas mis sur la fiche après vente.
TUYAU: Lors de l’introduction du véhicule, le système contrôle si le numéro de châssis est composé de 17 positions (-> CAR-PASS). En plus il est vérifié si le code comptable (ou le code comptable précédent) est introduit. Si ce code n’est pas introduit, le système recherche le modèle (afin de choisir le code comptable à base du modèle). Si ni le code, ni le modèle sont introduits, vous ne pouvez pas continuer la facturation. Vous devez dans ce cas introduire d’abord le code comptable dans le programme de l'info véhicule, onglet Financier.
Quand vous consultez les ordres en suspens pour un client/ véhicule via F2, vous voyez uniquement un aperçu des ordres créés pour la localisation égale à celle de l’utilisateur connecté. Vous ne voyez donc pas les ordres qui sont créés dans les autres localisations!
Entrée véh.
La date à laquelle le véhicule est entré dans le garage.
Ceci est la date de registration sur laquelle la rubrique ‘Entrée véh’ est cochée dans l'introduction du planning, première colonne. Cette date est donc automatiquement copiée de ce programme et indique quand le véhicule est entré dans le garage.
Si vous ne travaillez pas avec le planning, vous pouvez introduire cette rubrique manuellement.
Sortie véh.
Ceci est la date d'enregistrement sur laquelle la rubrique ‘Entrée véh’ est décochée dans l'introduction du planning, première colonne. Cette date est donc automatiquement copié de ce programme et indique quand le véhicule est sorti du garage. Le système vous demande de donner une raison tout comme dans le planning.
Si vous ne travaillez pas avec le planning, vous pouvez introduire cette rubrique manuellement.
eStory (Peugeot/ Citroën)
A l’aide de ce bouton vous pouvez établir une connexion avec eStory.
Date d’enreg.
La date de l’ouverture de l’ordre. Cette date peut se trouver dans l’avenir si vous ouvrez des ordres dès le moment que le rendez-vous a été fixé.
Par défaut le système vous propose la date d’aujourd’hui: si vous ouvrez des ordres dès que le client se présente.
La date d’enregistrement se trouve dans le passé: si vous ouvrez les ordres au moment où vous allez facturer les réparations.
Description
Une courte description de l’ordre de réparation ou un code que vous avez créé via le programme Gestion des descriptions O.R. Si vous introduisez le code, le système l’adapte automatiquement à la description correspondante. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher la description souhaitée.
Exemple: révision détaillée, révision générale, première révision, réparations sous garantie…
La description reste sauvegardée dans la fiche après vente, même si l’ordre n’existe plus en détail.
Si vous ne le trouvez pas importante, vous pouvez passer cette rubrique.
Responsable
Les initiales de la personne qui a assisté le client. Les initiales sont imprimées sur l’ordre de réparation et également sur la fiche après vente si vous l’imprimez sur papier.
Si les initiales sont introduites dans le programme Gestion des employés, le nom (au lieu des initiales) est imprimé sur l’ordre. Si vous ne le trouvez pas important, vous pouvez passer cette rubrique.
Genre client
Si vous avez introduit une valeur par défaut pour le genre de clients via le programme Genres clients, ceci est introduit automatiquement. Si vous n’avez pas introduit que la rubrique ne peut être modifiée, vous pouvez encore choisir un autre genre. Via le bouton au triangle vous pouvez choisir par exemple Fleet ou Particulier.
Date planning
La date à laquelle les travaux au véhicule sont planifiés. Aussi longtemps qu’il n’est pas possible de créer un planning, cette rubrique n’est pas visible.
Fin travaux
La date à laquelle la fin des travaux est prévue.
Kilométrage
Le kilométrage du véhicule. Si le kilométrage est inférieur au kilométrage précédent, vous en recevez un message.
Vous pouvez encore modifier ou introduire le kilométrage au moment où vous ouvrez de nouveau l’ordre.
La fonction ajouter ligne:
Cette rubrique vous permet de choisir une option de la liste de choix. Voir Préparation des fact. d'atelier.
Equipe
Si le module Equipe est activé (dans 10.29 Genre de paquet), le système vous demande dans la facturation (après avoir confirmé le kilométrage) d’introduire le numéro de l’équipe des employés. L’équipe sélectionnée apparaît dans ce champ.
Total
Le montant total de la facture de l’atelier.
Boutons facturation de carrosserie
Voir Fonctions boutons facturation.
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Que souhaitez-vous faire ?
Voir procédures Préparation factures atelier
Introduire paramètres facture devis
Contrôle à posteriori de la pré-facture