Données
clients - Général
La fenêtre Données clients regroupe plusieurs onglets :
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Général
Contenu de l'onglet Général :
Nom 2e ligne
Si vous avez introduit un nom de firme sous la rubrique Raison sociale, alors vous pouvez introduire l’intermédiaire sous la rubrique nom 2ième ligne (introduisez également ‘à l’égard de’, les initiales et l’appellatif). Vous pouvez également utiliser cette rubrique si le nom est trop long pour introduire sous la rubrique Nom. Le nom 2ième ligne est imprimé sur les documents formels. Vous avez 28 positions. La rubrique est imprimée sur toutes les factures, rappels, lettres etc.
Appellatif
Nom de l’appellatif (ou nom de la firme). Cette rubrique est automatiquement imprimée avant le nom, suivie d’une espace. Nous vous conseillons de remplir cette rubrique afin de pouvoir imprimer convenablement une adresse. Un appellatif correct est toujours apprécié. Le nombre de caractères maximum est 28.
Exemple : M., Mme, Firme, SA, ...
Vous pouvez gérer le menu déroulant dans Gestion valeurs de choix.
Rue+N°+Boîte
Sous cette rubrique vous introduisez le nom de la rue, le numéro ou la boîte postal + le numéro. Il peut être nécessaire d’utiliser des abréviations.
Pour les codes postaux belges, luxembourgeois, allemands ou français vous introduisez le code officiel en chiffres. Si le code a été introduit dans le programme Codes postaux, la localité apparaît automatiquement sous la rubrique suivante ‘Localité’.
Si vous ne connaissez pas le code postal, vous pouvez le rechercher via la touche de fonction F2 ou bien vous pouvez introduire les premières lettres de la localité sous la rubrique ‘Localité’. Dans le deuxième cas, vous recevez une liste des localités commençantes par ces lettres + les codes postaux correspondants. Si vous sélectionnez alors la ligne souhaitée, le code postal et la localité sont introduits automatiquement.
Pour les clients étrangers des autres pays vous introduisez le code postal comme suit :
Code du pays (max. 2 caractères) et le code postal, séparés par un trait d’union.
TUYAU: Vous pouvez créer les codes pays dans le programme Codes pays.
Vous devez introduire la localité manuellement.
Localité
Si vous avez introduit un code postal belge, luxembourgeois,
allemand ou français correct, le programme introduit automatiquement la
localité correspondante à condition que le pays soit encodé (sans = propre
pays, B ou L)
Si vous n’avez pas introduit de code ou vous avez introduit un code pour
un autre pays, vous pouvez remplir la rubrique ‘localité’ manuellement.
TUYAU: Si vous introduisez un client dont le nom et la localité se trouvent déjà dans le système, alors ce client est montré. Vous pouvez par conséquent choisir d’ouvrir ce client ou bien d’en créer un nouveau.
Code pays
Cette rubrique est automatiquement remplie de ‘Belgique’. Si un code postal n’a pas été introduit ou il a été introduit un code postal étranger, vous devez remplir le code pays manuellement. Vous retrouvez le tableau des codes dans le programme Codes pays.
Code langue
Il s’agit de la langue de votre client. Cette rubrique détermine dans quelle langue les factures, rappels etc. de ce client sont imprimés. Vous pouvez déterminer les valeurs par défaut via le programme Valeurs par défaut clients.
Régime TVA
Avec le régime TVA vous indiquez si le client doit payer de la TVA ou pas. Vous pouvez déterminer les valeurs par défaut via le programme Valeurs par défaut clients. Vous pouvez retrouver les régimes TVA suivants dans la case d’introduction :
N° d'entreprise
Le N° de TVA est composé de 10 chiffres (11 pour le Luxembourg). Le code du pays est mentionné devant le numéro TVA
Pour les clients belges, le code est contrôlé sur validité (pas pour le Luxembourg). Le numéro de TVA doit être introduit sans points.
Si vous avez des clients dont vous ne connaissez (pas encore) le n° de TVA, vous devez introduire 10 zéros (0000000000) ou 11 pour le Luxembourg. Ceci ressort d’une règle de l’administration de TVA, disant que tous les clients ayant un N° de TVA doivent figurer sur la Liste annuelle TVA avec leur n° de TVA.
En introduisant les zéros, le client est mentionné sur la liste et vous pouvez introduire le n° quand vous le connaissez.
Vous pouvez introduire un numéro de TVA pour un pays qui ne correspond pas à celui encodé dans le code pays. Encodez dans ce cas un code de pays devant le numéro de TVA. Si celui-ci diffère du pays dans lequel le client est domicilié, ce numéro de TVA est considéré comme un numéro de TVA venant de ce pays encodé.
Bouton Contrôle via Vies
L’U.E. a un service web qui permet de contrôler le numéro de TVA. Vous pouvez utiliser ce service via ce bouton.
Vous recevrez le résultat dans un autre écran.
e-Facture
On peut choisir ici entre B2G, B2B ou B2C.
Bouton [Contrôle]
Via ce bouton vous pouvez contrôler si ce client est connecté au réseau PEPPOL, à condition d’avoir choisi quelque chose dans e-Facture.
EVA fera un contrôle sur base du numéro d'entreprise du client.
Vous disposez de 18 positions pour introduire un numéro de téléphone. Ce numéro est imprimé sur l’ordre mais pas sur la facture. Utilisez une notation uniforme, préférablement (l’indicatif) numéro de l’abonné. Exemple (03)2539411. Ceci est important si vous utilisez les sélections de données.
Téléphone travail
Vous pouvez y introduire un second numéro de téléphone du client. Par exemple le numéro de son bureau ou de son second domicile.
GSM
Le numéro GSM du client.
SMS automatique
Si cette case est cochée, et le SMS automatique a été activé dans les paramètres généraux, le client reçoit automatiquement un SMS quand le réceptionniste indique que le véhicule est prêt.
Vous pouvez seulement cocher le champ "SMS autom." si quelque chose a été introduit dans le champ GSM et que vous avez confirmé par enter.
Fax
Idem à Téléphone 1
L’adresse e-mail du client. Vous pouvez en encoder quatre:
-
Adresse e-mail 1
-
Adresse e-mail 2
-
Adresse e-mail rappels => est utilisée pour l’envoi des rappels par e-mail
-
Adresse e-mail factures => est utilisée pour l’envoi des factures par e-mail
Ces adresses sont également contrôlées: Pas d'espaces, exactement un @, après ce signe au moins 1 point et après le dernier point au moins 2 et maximalement 9 charactères.
Si cette rubrique est remplie, vous pouvez utiliser le bouton Mail pour envoyer un mail au client en question.
TUYAU: Vous pouvez installer le programme e-mail par défaut via Start > Ecran de configuration > Options internet > Programmes > ici choisir par ex. Webmail comme programme e-mail par défaut.
Bouton Montrer adresses e-mail
Via ce bouton vous recevez un écran reprenant toutes les adresses e-mail.
Bouton Mail/SMS
Si vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre Mail/SMS apparaît.
Remarque générale
Vous disposez de 80 positions pour introduire une remarque utile concernant le client. Cette remarque est montrée à l'écran au moment où vous ouvrez un bon de magasin ou un ordre de réparation pour ce client. Si vous mettez un * devant la remarque, elle est également imprimée sur le bon ou l’ordre. Exemple : * Téléphoner quand le véhicule est prêt. Ce texte ne figure JAMAIS sur les documents pour le client, mais uniquement sur les vôtres.
La remarque que vous pouvez introduire pour le client dans Keyloop Eva est également visible dans SB/CS lorsque vous ouvrez le client. Lorsque vous modifiez la remarque dans SB/CS, celle-là est aussi adaptée pour le client dans Keyloop Eva au moment où le dossier est transféré à un ordre dans Keyloop Eva.
Remarque extra
Ici on peut encoder beaucoup plus de texte que dans la remarque générale et ceci sur plusieurs lignes. Si toutes les lignes ne peuvent pas être visualisées à l’écran, vous pouvez faire défiler le texte.
Comme pour la remarque générale, la remarque extra sera également reprise entièrement sur un O.R. pour ce client si vous commencez cette remarque extra par un étoile (*). Notez que ces lignes ne seront pas reprises sur la facture..
Origine (multi-firme)
Le nom de la firme dans laquelle le client a été créé.
Pourcentage de remise sur facture
Si vous cochez cette rubrique, le pourcentage de remise sera imprimé sur la facture à côte de la description entre parenthèses.
Info du client aux tiers (Opel)
A l’aide de cette case à cocher, l’utilisateur peut indiquer si le client accepte que ses données privées soient transmises aux tiers. Dans le cas spécifique du fichier Trade, ce sont uniquement les données du client qui seront transmises si cette case est cochée. Si la case n’est pas cochée, ce n’est que le numéro du client qui est transmis, sans plus de détails.
C’est aussi le cas pour le véhicule concerné sur la facturé transmise dont les données supplémentaires ne seront envoyées que si la case du client lié a été cochée.
N° matricule (Lux.)
Ce champ est un champ numérique de 11 caractères.
C'est un champ spécifique que s'utilise seulement pour les sociétés luxembourgeoises. A la facturation, le système contrôle si le champ N° matricule a été rempli. Si la catégorie de client diffère de particulier ou interne, il faut que ce champ soit rempli.
N° de domiciliation
Sous cette rubrique, vous pouvez introduire le n° de la banque des clients qui ont signé une domiciliation. Ce numéro doit être introduit avec 12 chiffres, sans traits d’union. Le numéro est contrôlé sur validité. Les factures qui entrent en ligne de compte pour une domiciliation sont les factures de ventes, enregistrées via le programme Introduction documents de ventes (si vous y avez choisi ‘avec domiciliation’)
Vous pouvez créer des domiciliations en exécutant successivement les programmes :
Liste des domiciliations provisoire
IBAN/ BIC
Un numéro de compte international est constitué de 2 parties: IBAN et BIC. Le code IBAN est le numéro de compte et le BIC identifie la banque.
A partir du 1 janvier 2011, IBAN et BIC sera obligatoire pour les opérations bancaires et les virements. Dès cette date, l'ancien champ par rapport au numéro de compte ne sera plus visible dans cette fenêtre. Au chargement des versions depuis 2009, une conversion automatique s'effectue. Tant que vous avez encore la possibilité de saisir un numéro de compte et que vous n'êtes pas obligé de remplir IBAN et BIC, il se peut qu'il y ait des fournisseurs ayant un numéro de compte et pas d'IBAN/BIC. Vous pouvez effectuer la conversion encore une fois manuellement par le point de menu 6.12 Conversion IBAN/BIC.
Bouton IBAN
En cliquant sur ce bouton, une page internet s’ouvre à l’aide de laquelle vous pouvez calculer IBAN et BIC pour un numéro de compte.
Rappel
Ici vous indiquez si le client entre en ligne de compte pour recevoir des rappels ou non. Si oui, le client reçoit uniquement un rappel si, au moment de la création des rappels, il a encore des factures non-payées et que vous le(s) sélectionnez pour imprimer sur le rappel.
Dans la liste déroulante on peut choisir entre
-
Rien : le rappel est envoyé par la poste.
-
Rappel via e-mail : uniquement le rappel est envoyé par e-mail.
-
Rappel via e-mail et factures en annexe : le rappel est envoyé par e-mail, avec en annexe un duplicata de la/des facture(s) concernée(s).
La configuration, la création et l’impression des rappels se font via le programme Rappels
Vous pouvez déterminer les valeurs par défaut via le programme Valeurs par défaut clients
Rappel via e-mail
Si coché, on peut également envoyer des rappels pour ce client via e-mail.
Catégorie (Compt)
Les catégories clients déterminent le compte sur lequel une certaine vente, dans une certaine facturation, est facturée. Le compte de vente est déterminé par (au moins) 3 facteurs : CE QUE vous vendez (code comptable), A QUI vous vendez (catégorie clients) et OÙ vous vendez (atelier, magasin,…)Vous pouvez introduire une valeur par défaut pour la catégorie client via le programme Valeurs par défaut clients. Vous y avez le choix entre les valeurs introduites dans le programme Gestion clients catégories.
Bouton Par act.
Via ce bouton vous pouvez déterminer la catégorie de client pour chaque genre de facturation (activité). La catégorie de client générale est prise par défaut. Dès que 1 champ est rempli, la catégorie de client de ce tableau est utilisée.
Multi-firme : La firme de l'utilisateur est affichée par défaut en haut de l’écran.
Genre (remise)
Cette rubrique indique à quel groupe le client appartient concernant la remise sur les pièces de rechange. Vous pouvez déterminer les valeurs par défaut via le programme Valeurs par défaut clients.
Via le programme Gestion clients genre vous pouvez créer votre propre division des différentes catégories de clients.
Exemple : Clients, Collègue-concessionnaire, Propriétaires fleet, Importateurs.
Bouton Par act.
Via ce bouton vous pouvez déterminer le genre de client pour chaque genre de facturation (activité). Le genre de client général est pris par défaut. Dès que 1 champ est rempli, le genre de client de ce tableau est utilisé.
Multi-firme : La firme de l'utilisateur est affichée par défaut en haut de l’écran.
Factures extra
Par défaut, l’impression d’une facture d’atelier ou de
magasin est faite en deux exemplaires. L’original pour le client et le
double pour la comptabilité de vente.
Certains clients (établissements publics etc) ont besoins de plusieurs
exemplaires. Sous cette rubrique, vous pouvez introduire le nombre EXTRA
d’exemplaires que vous souhaitez pour ce client. Introduisez Enter
si vous ne souhaitez pas avoir de factures complémentaires.
Clause sur facture
Pour les ministères et les municipalités il est nécessaire de mentionner sur les factures : 'certifié sincère et véritable...' ou 'certifie sincère et conforme à l’originale pour la somme de…´.
Vous pouvez introduire une valeur par défaut (Oui ou Non) dans le programme Valeurs par défaut clients.
Vous devez alors uniquement introduire la clause même dans le programme Textes sur la facture. La mention de la clause se fait alors automatiquement dans la langue correcte du client et sur chacune de ses factures. Le montant de la facture est épellé chiffre par chiffre dans la langue du client. Exemple : 315908 est imprimé comme trois un cinque neuf zero huit.
Client de passage
Les particuliers dont vous supposez qu’ils ne font appel à votre garage qu’une fois, vous ne devez pas les créer comme nouveaux clients. Vous pouvez créer une facture en utilisant un client crée spécialement pour ce cas : le client de passage. Lors de la création d’un ordre pour un client de passage, vous pouvez introduire le nom, l’appellatif, la rue, la localité, le code postal, la marque du véhicule, le type du véhicule, le n° de châssis, la plaque d’immatriculation et le n° de fabrication. Ces données seront imprimées sur l’ordre et sur la facture. Vous pouvez introduire une valeur par défaut pour ce client de passage via le programme Valeurs par défaut clients.
Factures via e-mail
Vous pouvez indiquer ici si le client voudrait
toujours recevoir ses factures via e-mail.
Si vous cochez cette case, vous indiquez que toutes les factures pour ce
client doivent être envoyées par e-mail. Soyez certain dans ce cas que
l’adresse e-mail encodée chez ce client est correcte.
Délai de paiement
Si le client doit payer au comptant, vous laissez cette zone vierge.
Lors de la création des factures, la date d’échéance est calculée à base de la date de la facture et le délai de paiement. Une exception est la facturation des véhicules où il est toujours requis un paiement au comptant. Vous pouvez introduire une valeur par défaut pour cette rubrique dans le programme Valeurs par défaut clients. Sous la première rubrique vous introduisez la quantité et dans la deuxième vous introduisez le choix entre J (X jours après la date de facturation) JFM (X jours depuis la fin du mois courant), M (X mois après la date de facturation) et MFM (X mois depuis la fin du mois courant).
P.ex. Si vous introduisez 30J, cela veut dire que le client reçoit un rappel après 30 jours (si la rubrique rappel est cochée).
Voir Exemple délai de paiement.
Bouton Par act.
Via ce bouton vous pouvez déterminer le délai de paiement pour chaque genre de facturation (activité). Le délai de paiement général est pris par défaut. Dès que 1 champ est rempli, le délai de paiement de ce tableau est utilisé. Si rien n’a été rempli, il s’agit d’un client avec paiement au comptant.
Multi-firme : La firme de l'utilisateur est affichée par défaut en haut de l’écran.
Petites fournitures
Petites fournitures est une compensation pour de petites quantités de matériaux, que normalement vous ne facturez pas (exemple : l’utilisation d’un peu d’huile, d’un peu de peinture).
Vous pouvez déterminer par client s’il doit payer les
petites fournitures ou pas. Vous avez le choix entre Calculer et Ne pas
calculer ou bien une catégorie spécifique créée via le programme Petites
fournitures.
Si vous choisissez ‘Ne pas calculer’, vous pouvez quand même choisir de
facturer les petites fournitures au client lors de la facturation. Si
vous choisissez ‘Calculer’, vous pouvez choisir lors de la facturation
de ne pas facturer les petites fournitures au client.
Vous pouvez déterminer les valeurs par défaut via le programme Valeurs par défaut clients.
Environnement
Frais environnement est une compensation que vous pouvez demander au client pour les frais environnement que vous devez payer pour l’exploitation de votre garage.
Vous pouvez déterminer les valeurs par défaut via le programme Valeurs par défaut clients.
Véhicules
Sous cette rubrique vous voyez la plaque d’immatriculation, la marque, le modèle et le type du (des) véhicule(s) du client. Si vous sélectionnez un véhicule, il apparaît une fenêtre avec les données du véhicule. Il est possible d’y insérer des modifications. Via le programme Fiche des véhicules (bouton Info véhicule) vous pouvez imprimer ces données.
Envoi rendez-vous
Vous pouvez indiquer par client si celui-ci souhaite une confirmation du rendez-vous via e-mail ou SMS. Si vous avez encodé une adresse e-mail et/ou un numéro de GSM, vous pouvez cocher Via mail et/ou Via sms.
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Que souhaitez-vous faire ?
