$Image\Magazijnfacturen.gif$ Préparer factures magasin

Via ce programme vous pouvez enregistrer et facturer toutes les réparations.

TUYAU: La création d’une facture consiste en deux étapes. D’abord vous devez introduire les données de l’en-tête et puis vous pouvez ajouter des lignes de détail.

Cette manière de travailler est similaire dans les différents programmes de facturation (Facturation pro forma, facturation du magasin, …). Ce n’est que pour la facturation des véhicules qu’il y a des différences importantes. Plus d’explications sur ce sujet dans l’aide de la facturation des véhicules.

Pour la facturation de pro forma, il existe un programme similaire: ‘Préparation des factures pro forma’.

Pour ouvrir la fenêtre Préparer factures magasin, sélectionnez l'option Facturation magasin suivie de Prép. des factures magasin dans le menu Application.

Rubriques dans l’en-tête de la fenêtre Préparer factures magasin

Date de la facture

Par défaut c’est la date du jour, à moins que vous ne facturiez pour un autre jour. Introduisez dans ce cas la date selon le modèle JJMMAAAA.

Numéro O.R.

Si la réception a créé un ordre de réparation, vous pouvez introduire son numéro. Si vous ne le savez pas immédiatement, vous pouvez le rechercher via le client ou le numéro d’immatriculation en utilisant la touche de fonction F2.
Sous cette rubrique vous pouvez également ouvrir une facture Pro forma que vous pouvez traiter comme une facture d’atelier normale.

Si vous créez un nouvel ordre de réparation, le système génère un numéro automatique. Vous ne devez donc pas inventer un numéro.

TUYAU: Si vous consultez un ordre via la touche de fonction F2 (vous recevez une liste avec les ordres en suspens) vous pouvez immédiatement consulter l’historique du véhicule via le bouton Fiche APV.

Bouton SB/CS (Peugeot/ Citroën)

Par ce bouton un aperçu s'ouvre affichant les derniers ordres créés depuis SB/CS (l'ordre le plus récent se trouve en haut).

Client

Le nom ou le numéro du client. Il suffit d’introduire les premières lettres du nom. S’il y a plusieurs clients ayant ces lettres au début de leur nom, vous en recevez une liste. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher le client. A droite du champ d’introduction vous voyez un bouton ?. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez consulter des données du client en question (n° téléphone, n° TVA, etc.). D’ici vous pouvez directement envoyer un mail ou SMS au client en question en cliquant sur le bouton ‘Mail/SMS ’.
Via le bouton Modifier (dans la fenêtre des données du client) vous allez à la fenêtre des données générales du client) où vous pouvez les modifier immédiatement.

Via le bouton Pièces dans la fenêtre des données du client, vous pouvez voir quels produits ont déjà été commandés pour ce client. Vous recevez un aperçu affichant:

n° produit
n° commande
statut
quantité
n° ordre de réparation

TUYAU: Quand vous consultez les ordres en suspens pour un client/ véhicule via F2, vous voyez uniquement un aperçu des ordres créés pour la localisation à laquelle vous appartenez comme utilisateur connecté. Vous ne voyez donc pas les ordres qui sont créés dans les autres localisations!

Véhicule

La plaque d’immatriculation du véhicule à réparer. Vous pouvez introduire ce numéro en minuscules ou en majuscules, avec espaces, points, … Le n° est d’abord converti en majuscules sans espaces pour pouvoir le rechercher dans l’info des véhicules.

Si vous n’introduisez qu’une partie du n°, vous recevez une liste des véhicules ayant ces caractères au début de la plaque, chacun avec un numéro d’ordre. Il suffit d’introduire le n° d’ordre pour sélectionner le véhicule souhaité.

En utilisant le bouton SP vous pouvez introduire un ordre sans plaque d’immatriculation. Nous vous déconseillons toutefois cette option, parce que cet ordre n’est pas mis sur la fiche après vente.

TUYAU: Quand vous consultez les ordres en suspens pour un client/ véhicule via F2, vous voyez uniquement un aperçu des ordres créés pour la localisation à laquelle vous appartient comme utilisateur connecté. Vous ne voyez donc pas les ordres qui sont créés dans les autres localisations!

Date d’enreg.

La date d’ouverture de l’ordre. Cette date peut se trouver dans l’avenir si vous ouvrez des ordres dès le moment que le rendez-vous a été fixé.

Par défaut le système vous propose la date d’aujourd’hui: si vous ouvrez des ordres dès que le client se présente.

La date d’enregistrement se trouve dans le passé: si vous ouvrez les ordres au moment où vous allez facturer les réparations.

Description

Une courte description de l’ordre de réparation ou un code que vous avez créé via le programme Gestion des descriptions O.R. Si vous introduisez le code, le système l’adapte automatiquement à la description correspondante. Via la touche de fonction F2 vous pouvez rechercher la description souhaitée.

Exemple: révision détaillée, révision générale, première révision, réparations sous garantie. …

La description reste sauvegardée dans la fiche après vente, même si l’ordre n’existe plus en détail.

Si vous ne le trouvez pas importante, vous pouvez passer cette rubrique.

Genre client

Si vous avez introduit une valeur par défaut pour le genre de clients via le programme Genres clients, ceci est introduit automatiquement. Si vous n’avez pas introduit que la rubrique ne peut être modifiée, vous pouvez encore choisir un autre genre. Via le bouton au triangle vous pouvez choisir par exemple Fleet ou Particulier.

Marque (uniquement si magasin bi-marque)

Il faut indiquer s’il s’agit d’un client Peugeot ou un client Citroën.

Code-F fixe

Un ordre avec un code F ou P fixe est par exemple un ordre avec uniquement des travaux en garantie, la préparation du véhicule avant la vente.

Si vous travaillez avec un code F ou P, vous ne devez jamais introduire ‘Code de la ligne’ lors de l’introduction des lignes de l’ordre. Ce code est toutefois automatiquement le code F ou P fixe.

Si vous travaillez avec des codes F et P fixes, vous ne pouvez pas utiliser un code profit, à moins que vous ne mettiez la rubrique Code F sur Non.

Les codes frais et profits sont gérés via le programme Codes FP.

La valeur par défaut du code frais sera ‘à charge du client’. Il est également possible de sélectionner un code spécifique ou de mettre cette rubrique sur Non. Voir également Liste de choix imprimer codes FP, dans le programme Paramètres de la facturation.

Non: Pour chaque ligne de l’ordre on vous demande ‘code de la ligne’.

A charge du client: Chaque ligne que vous introduisez est externe et doit donc être payée par le client. De cette manière vous évitez de devoir appuyer chaque fois sur Enter sous la rubrique ‘code de la ligne’.

Code spécifique: Chaque ligne que vous introduisez est interne ou en garantie et a un code frais ou profit à choisir de la liste des codes de frais.

Responsable

Les initiales de la personne qui a assisté le client. Les initiales sont imprimées sur l’ordre de réparation et également sur la fiche après vente si vous l’imprimez sur papier.

Si les initiales sont introduites dans le programme Gestion des employés, le nom (au lieu des initiales) est imprimé sur l’ordre. Si vous ne le trouvez pas important, vous pouvez passer cette rubrique.

Ajouter ligne:

Cette rubrique vous permet de choisir une option de la liste de choix. Voir Préparation des fact. d'atelier.

Total

Le montant total de la facture de l’atelier.

Boutons facturation de magasin

Voir Fonctions boutons facturation.

Si lors de l’ouverture d’un ordre vous recevez le message ‘L’ordre est en utilisation’, cela veut dire qu’un autre utilisateur est en train de travailler sur cet ordre. Vous ne pouvez pas travailler avec deux personnes à la fois sur le même ordre, même si vous l’essayez dans un autre programme de facturation. Attendez jusqu'à ce que l’utilisateur ait fermé l’ordre et essayez de nouveau.
Si vous modifiez le genre de client après que vous avez ajouté une ligne Produit, le pourcentage de remise accordé au genre antérieur n’est pas adapté automatiquement au pourcentage de remise pour le genre courant! Pour cela, vous devez sélectionner la ligne pour que la fenêtre du produit s’ouvre et cliquer une fois sur la rubrique Code frais-profit. De cette manière le pourcentage de remise est modifié.
Après avoir sélectionné 'Ajouter ligne - Produit' vous pouvez attribuer une remise additionnelle qui est calculée sur le montant qui reste après la remise normale.

$Image\ENDTOPIC.gif$